Theo quy định của pháp luật nước ta thì khi mua căn hộ chung cư từ chủ đầu tư người mua sẽ đóng 2% giá trị hợp đồng vào quỹ Bảo trì chung cư. Ví dụ căn hộ mua từ chủ đầu tư là 6 tỉ thì người mua đã đóng vào quỹ Bảo trì là 2% * 6 tỉ = 120 triệu đồng. Những chung cư lớn khoản phí bảo trì này lên đến hàng chục, thậm chí hàng trăm tỉ đồng, phí bảo trì chung cư được Ban quản trị là người đại diện cư dân để quản lý vận hành nguồn kinh phí đó. Nắm giữ nguồn tiền lớn, có nhiều quyền hạn và thêm nữa là cư dân thường ít quan tâm đến nguồn Quỹ bảo trì này nên nhiều chung cư đã xảy ra tình trạng Ban quản trị lạm dụng chức vụ quyền hạn và tham ô tài sản tập thể, khi vụ việc vỡ lỡ thì người chịu thiệt hại chính là cư dân.
![]() |
Làm thế nào để Ban quản trị chung cư hoạt động minh bạch và hiệu quả? |
Để phân biệt phí quản lý vận hành chung cư và phí bảo trì chung cư là như thế nào thì đọc bài viết sau: Phân biệt phí quản lý và phí bảo trì chung cư.
Vậy làm thế nào để Ban quản trị chung cư hoạt động minh bạch và hiệu quả thì dưới đây là một số cách thức:
1. Bầu ban quản trị: chọn người có uy tín và thiện lương.
- Ban quản trị được lập ra với mục đích bảo vệ quyền lợi và phục vụ nhu cầu chung của cư dân, vì vậy việc chọn và bầu ra người vào Ban quản trị cần được cư dân quan tâm đúng để bảo vệ lợi ích cho chính mình và cộng đồng cư dân.
2. Quy chế hoạt động của ban quản trị và quy chế thu chi cần chặt chẽ.
- Bản thảo của các quy chế cần công khai đến cư dân trước khi hội nghị chung cư bầu Ban quản trị ít nhất 15 ngày để cư dân góp ý/đề xuất và hoàn thiện.
- Sau khi quy chế được thông qua tại hội nghị nhà chung cư thì bộ quy chế này cần thông tin rộng rãi đến cư dân chính chủ.
3. Cơ chế hoạt động và giám sát:
3.1 Với Ban quản trị: BQT muốn minh bạch sẽ chủ động thực hiện những việc này:
- Xây dựng ngay mạng lưới người chính chủ (gọi là nhóm chính chủ) bằng một hoặc nhiều cách, như xây dựng group Zalo, group Facebook: Đây là nhóm chính chủ căn hộ, nơi tập trung quyền lực của cư dân để thảo luận những vấn đề chính yếu. Ban quản trị chung cư nào mà không có hành động thiết thực để tạo nhóm chính chủ thì 99% BQT đó ngay từ đầu đã không muốn cư dân đoàn kết, dân gian gọi là "chia để dễ trị". Khi nhóm chính chủ không hình thành thì cư dân sẽ ở thế rất yếu vì mọi biểu quyết quan trọng của chung cư đều cần đến hơn 50% cư dân biểu quyết.
- Minh bạch công khai thông tin đến cư dân và đối tác thông qua website: ngày nay việc làm website và vận hành nó là đơn giản, chi phí rẻ còn lợi ích thì rất rõ ràng vì mọi thông tin đều được minh bạch.
- Cơ chế báo cáo định kỳ:
+ Báo cáo Quỹ bảo trì, Báo cáo các nguồn quỹ khác định kỳ theo tháng/quý/năm và công khai đến toàn cư dân qua: Nhóm chính chủ, Website, Email, bảng tin...
+ BQT phải lưu trữ chứng từ khoa học để dễ dàng truy xuất thông tin.
+ Cư dân được toàn quyền tiếp cận thông tin chứng từ (hoặc bản chính/ photo / file số hóa...).
- Ban quản trị có cuộc họp với cư dân định kỳ tháng/quý/năm, ít nhất là theo quý.
- Các hoạt động của Ban quản trị phải làm đúng theo quy chế hoạt động của BQT và theo quy định pháp luật.
- Khi triển khai các hoạt động quan trọng với chung cư, cần phải minh bạch quy trình, những thông tin cần thiết, bản thảo hợp đồng, đặc biệt là trong các công việc có nguồn chi/nguồn thu lớn... để cư dân phản biện/góp ý/đề xuất.
- Với những chung cư lớn, có ngân sách nên cho kiểm toán hàng năm và công khai kết luận đến cư dân.
3.2 Với cư dân:
- Mỗi cư dân là một giám sát viên độc lập dựa trên các thông tin được cung cấp và được quyền toàn quyền tiếp cận thông tin chứng từ (hoặc bản chính/ photo / file số hóa...) từ Ban quản trị khi có nhu cầu để xem xét.
- Cư dân được quyền phản biện/góp ý/đề xuất đến Ban quản trị thông qua các kênh thông tin như: Email, Nhóm chính chủ, các buổi họp định kỳ giữa BQT và cư dân...
- Nếu thấy ban quản trị có dấu hiệu lạm dụng quyền hạn và tham ô tài sản chung thì có quyền gửi đơn thư Tố cáo đến cơ quan quản lý nhà nước hoặc khởi kiện ra tòa án nhân dân quận/huyện.
4. Hợp đồng với công ty Quản lý chung cư và với dịch vụ khác.
- Hợp đồng quan trọng nhất của chung cư là hợp đồng với công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành, vì hợp đồng này quy định mức phí quản lý hàng tháng theo m2, phí gửi xe... phải đóng cho công ty quản lý (gọi tắt là Ban quản lý), quyền hạn và trách nhiệm của Ban quản lý, vì vậy cần công khai đến cư dân để cư dân góp ý/đề xuất, phòng tránh trường hợp Ban quản trị "bút sa gà chết". Theo kinh nghiệm để đảm bảo cư dân hài lòng với chất lượng dịch vụ của công ty quản lý thì trong điều khoản hợp đồng bắt buộc có điều khoản "Theo định kỳ 6 tháng sẽ có khảo sát với cư dân đang sinh sống, với 3 lựa chọn Không hài lòng - Hài lòng - Rất hài lòng, nếu hơn 25% cư dân Không hài lòng thì công ty dịch vụ quản lý vi phạm hợp đồng và chấm dứt trong 30 ngày sau khi có kết quả khảo sát. Việc khảo sát này thực hiện minh bạch qua phần mềm đánh giá chất lượng dịch vụ của bên thứ 3 được cư dân lựa chọn".
![]() |
Phần mềm đánh giá chất lượng dịch vụ của bên thứ 3 được cư dân lựa chọn |
- Tương tự như vậy với các dự án/hợp đồng có giá trị cao/ảnh hưởng đến lợi ích chung của cư dân cần công khai rộng rãi và có thời gian để cư dân góp ý/đề xuất.
Theo Cao Trung Hiếu