Đây là Quy chế hoạt động Ban quản trị One Verandah nhiệm kỳ 2022 - 2025 được trích dẫn từ tài liệu của hội nghị nhà chung cư.
 |
| Hội nghị nhà chung cư lần đầu chung cư One Verandah năm 2022 |
QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BQT CHUNG CƯ ONE VERANDAH OPERATION REGULATIONS OF THE ONE VERANDAH BOC
- Căn cứ Luật Nhà ở số 65/2014/QH13 ngày 25/11/2014;
Pursuant to Housing Law No. 65/2014/QH13 dated November 25th, 2014;
- Căn cứ Luật Nhà ở số 03/VBHN-VPQH ngày 15/07/2020;
Pursuant to Housing Law No. 03/VBHN-VPQH dated July 15th, 2020;
- Căn cứ Nghị định số 99/2015/NĐ-CP ngày 20/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Nhà ở;
Pursuant to the Government's Decree No. 99/2015/ND-CP dated October 20th, 2015, detailing and guiding the implementation of the Housing Law;
- Căn cứ Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 của Bộ Xây dựng ban hành Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư (“Thông tư số 02/2016/TT-BXD”);
Pursuant to the Circular No. 02/2016/TT-BXD dated February 15th, 2016 of the Ministry of
Construction promulgating the Regulation on management and use of apartment building ("Circular No. 02/2016/TT-BXD");
- Căn cứ Thông tư số 06/2019/TT-BXD ngày 31/10/2019 của Bộ Xây dựng sửa đổi, bổ sung một số điều của các Thông tư liên quan đến quản lý, sử dụng nhà chung cư;
Pursuant to Circular No. 06/2019/TT-BXD dated October 31st, 2019 of the Ministry of Construction amending and supplementing a number of articles of Circulars relating to management and use of apartment buildings,
- Căn cứ Văn bản hợp nhất số 08/VBHN-BXD ngày 17/12/2019 của Bộ Xây dựng ban hành Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư.
Pursuant to Consolidate document No. 08/VBHN-BXD dated December 17th, 2019 of the Ministry of Construction promulgating the Regulation on management and use of apartment building.
Hội Nghị Nhà Chung Cư One Verandah (“Hội Nghị Nhà Chung Cư”) thống nhất thông qua Quy Chế Hoạt Động Của BQT Chung Cư One Verandah (“Quy Chế Hoạt động”) với các điều khoản như sau: One Verandah General Meeting (“General Meeting”) agrees to pass through Operation Regulations of The BOC of One Verandah (“Operation Regulations”) with the following provisions:
Điều 1. Mô hình hoạt động của Ban Quản trị
Article 1. Operation model of the Building Owners’ Committee
Ban Quản trị hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của công ty cổ phần. Theo đó, việc triệu tập và tổ chức cuộc họp của Ban Quản trị được thực hiện theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp.
The Building Owners’ Committee operates under to the model of the Board of Directors of a joint stock company. Accordingly, the convening and conducting of the meeting of the Building Owners’ Committee shall comply with the provisions of enterprise law.
Điều 2. Mối quan hệ Ban Quản trị – Chủ Đầu Tư – Công Ty Quản Lý - Ủy Ban Nhân Dân Phường Thạnh Mỹ Lợi, TP. Thủ Đức
Article 2. The relationship between the Building Owners’ Committee – the Developer – the Managing Agent – the People Committee of Thanh My Loi Ward, Thu Duc City
1. Ban Quản trị: The Building Owners’ Committee:
a. Ban Quản trị sẽ tiếp nhận bàn giao việc quản lý Chung Cư từ Chủ Đầu Tư cùng với các tài liệu liên quan cũng như các khoản kinh phí dành cho việc bảo trì sửa chữa mà các chủ sở hữu/người sử dụng đã đóng góp trước đây;
The Building Owners’ Committee will take over the management of the Apartment Building from the Developer along with related documents as well as the sinking fund that the owners / users have contributed in advance;
b. Ban Quản trị sẽ phối hợp cùng Công ty quản lý vận hành Chung Cư (“Công Ty Quản Lý”) để thực hiện các công tác liên quan đến đối ngoại của Chung Cư, trực tiếp làm việc với các đối tác, cơ quan chức năng theo yêu cầu hoặc quy định của pháp luật;
The Building Owners’ Committee will coordinate with the Apartment Building operation and Management Agent ("The Managing Agent") to carry out the external affairs of the Apartment, directly working with partners, agencies as required or regulated by law;
c. Trách nhiệm của Ban Quản trị là phê duyệt các đề xuất theo kế hoạch quản lý, kế hoạch ngân sách hoạt động, kế hoạch bảo trì, sửa chữa, dự toán kinh phí đã được Hội Nghị Nhà Chung Cư thông qua cũng như các nội dung liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của Ban Quản trị do Công Ty Quản Lý đệ trình;
It is the responsibility of the Building Owners’ Committee to approve proposals under the management plan, operating budget plan, maintenance and repair plan, and forecast budget approved by the General Meeting as well as the contents relating to the responsibilities and powers of the Building Owners’ Committee submitted by the Managing Agent;
d. Quyết định các khoản chi liên quan đến hoạt động vận hành của Chung Cư ngoài phạm vi chi trả của Công Ty Quản Lý như mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ cho lợi ích công cộng của Chung Cư; sửa chữa bảo trì và cải tạo…;
Decide on expenses related to the operation of the Apartment outside of the scope of the Managing Agent, such as purchasing materials and equipment for the common areas of the Apartment; repair, maintenance and renovation…;
e. Triệu tập Hội Nghị Nhà Chung Cư theo đề xuất của Công Ty Quản Lý nhằm thông qua mức giá dịch vụ quản lý vận hành Chung Cư, kế hoạch và ngân sách quản lý vận hành, bảo trì hàng năm và các vấn đề nảy sinh cần thiết phải xin ý kiến của Hội Nghị Nhà Chung Cư;
Hold the General Meeting as proposed by the Managing Agent to approve the management fee of the apartment building operation management service, the annual plan and budget for management, operation, maintenance and arising issues that are necessary to consult with the residents in the General Meeting;
f. Phối hợp với Công Ty Quản Lý thực hiện các biện pháp chế tài theo quy định của pháp luật và Nội Quy Chung Cư đối với các chủ sở hữu/người sử dụng vi phạm;
Coordinate with the Managing Agent to implement fines in accordance with the law and the Apartment Building Rules for violating owners/users;
g. Giám sát công việc của Công Ty Quản Lý và các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khác liên quan đến quản lý, vận hành, bảo trì Chung Cư;
Supervise the work of the Managing Agent and other service providers related to the management, operation and maintenance of the Apartment;
h. Các thành viên Ban Quản trị phối hợp làm việc theo nguyên tắc: tập trung dân chủ, công khai, minh bạch, luôn vì lợi ích chung của toàn Cư dân tại Chung Cư;
Members of the Building Owners’ Committee work together based on the principles: democratic basis, openness and transparency, always for the common benefit of all residents in the Apartment;
i. Các thành viên có trách nhiệm thông tin cho nhau về các vấn đề có liên quan trong quá trình xử lý công việc được phân công. Trong trường hợp có ý kiến khác nhau về phương án xử lý thì thành viên được phân công chính có trách nhiệm báo cáo Trưởng ban xem xét quyết định theo thẩm quyền hoặc tổ chức họp để thống nhất;
The members are responsible for informing each other about relevant issues in the process of handling assigned works. In case of having different opinions on the handling plan, the principal assigned member shall report to the Chairman for consideration and decision according to his/her power or hold a meeting for agreement;
j. Trong trường hợp phân công lại công việc giữa các thành viên Ban Quản trị thì các thành viên liên quan phải bàn giao công việc và hồ sơ, tài liệu liên quan. Việc bàn giao phải được lập thành biên bản và lưu lại hồ sơ tại Ban Quản trị;
In case of reassignment of tasks among members of the Building Owners’ Committee, relevant members must hand over the work and related documents. The handover must be recorded in writing and kept on file by the Building Owners’ Committee;
k. Các quyền hạn và trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.
Other rights and responsibilities as provided for by law.
2. Chủ Đầu Tư: The Developer:
a. Bàn giao lại kinh phí bảo trì cho Ban Quản trị theo quy định của pháp luật về nhà ở và Quy chế ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD, Thông tư số 06/2019/TT-BXD và Văn bản hợp nhất 08/VBHN-BXD;
Hand over the sinking fund to the Building Owners’ Committee in accordance with the Housing Law and the Regulation issued together with Circular No. 02/2016/TT-BXD, Circular No. 06/2019/TT-BXD and Consolidate document 08/VBHN-BXD;
b. Cử người tham gia Ban Quản trị theo quy định của Quy chế ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD, Thông tư số 06/2019/TT-BXD và Văn bản hợp nhất 08/VBHN-BXD;
Appoint personnel to be in the Building Owners’ Committee in accordance with the Regulations issued together with Circular No. 02/2016/TT-BXD, Circular No. 06/2019 TT-BXD and Consolidate document 08/VBHN-BXD;
c. Bàn giao hệ thống kết cấu hạ tầng bên ngoài Chung Cư cho cơ quan quản lý chuyên ngành của địa phương theo quy định của pháp luật; lập, bàn giao hồ sơ Chung Cư cho Ban Quản trị theo quy định của Quy chế ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD, Thông tư số 06/2019/TT-BXD và Văn bản hợp nhất 08/VBHN-BXD;
Hand over the external infrastructure system of the Apartment to local specialized management agencies in accordance with the law; prepare and hand over apartment documents to the Building Owners’ Committee in accordance with the Regulations issued together with Circular No. 02/2016/TT-BXD, Circular No. 06/2019/TT-BXD and Consolidate document 08/VBHN-BXD;
d. Quản lý, sử dụng các công trình được xây dựng để kinh doanh theo đúng mục đích nêu trong nội dung dự án đã được phê duyệt;
Manage and use the projects which are built for business in accordance with the purposes stated in the approved project;
e. Bảo trì phần sở hữu riêng của mình, có trách nhiệm bồi thường nếu việc bảo trì hoặc không bảo trì gây ra thiệt hại cho chủ sở hữu khác;
Maintain its privately-owned area, shall be liable for compensation if the maintenance or failure to maintain causes damage to another owner;
f. Phối hợp với Ban Quản trị để giải quyết các khó khăn, vướng mắc trong việc quản lý, sử dụng Chung Cư;
Coordinate with the Building Owners’ Committee to resolve difficulties and problems in the management and use of the Apartment;
g. Các quyền hạn và trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.
Other rights and responsibilities as provided for by law.
3. Công Ty Quản Lý: The Managing Agent:
a. Công Ty Quản Lý là đơn vị có năng lực chuyên môn về quản lý vận hành Chung Cư được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp. Công Ty Quản Lý có thể trực tiếp thực hiện một, một số hoặc toàn bộ các phần việc quản lý vận hành nhà Chung Cư phù hợp với quy định của pháp luật;
The Managing Agent has professional capacity in management and operation of an Apartment that is established and operated in accordance with the Enterprise Law. The Managing Agent can directly perform one, some or all of the management and operation of the Apartment Building in accordance with the law;
b. Tổ chức điều hành mọi hoạt động thuộc phạm vi quản lý, vận hành Chung Cư theo hợp đồng quản lý, vận hành; cung cấp nhân sự quản lý vận hành để đảm nhiệm công tác vận hành hệ thống kỹ thuật, cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng cho các Cư dân tại Chung Cư, thực hiện thu phí quản lý từ chủ sở hữu/người sử dụng, quản lý việc khai thác tiện ích/khu vực chung; cung cấp dịch vụ vệ sinh, bảo vệ an ninh, dịch vụ trông giữ xe…;
Organize and operate all activities within the scope of management and operation of the Apartment under the management and operation contract; Provide management personnel to undertake the operation of the technical system, provide customer care services to the Residents of the Apartment, and collect management fees from owners/users, manage utility operations/common areas; providing cleaning, security, parking services ...;
c. Công Ty Quản Lý sẽ cử 01 (một) nhân sự đại diện cho công ty với vai trò Trưởng Ban Quản Lý để điều phối các hoạt động, giải quyết các công việc phát sinh hàng ngày của Chung Cư cũng như thực hiện một số chức trách thuộc phạm vi nhiệm vụ của Công Ty Quản Lý;
The Managing Agent will appoint 01 (one) personnel to represent the company as the Property Manager to coordinate activities, deal with daily arising tasks of the Apartment as well as perform a number of functions, responsibility within the scope of the duties of the Managing Agent;
d. Thông qua sự phối hợp với Ban Quản trị, Trưởng Ban Quản Lý sẽ trực tiếp điều phối, giao nhiệm vụ cho nhân viên quản lý vận hành Chung Cư; đồng thời, quản lý công việc và chất lượng của các nhà thầu dịch vụ (vệ sinh, bảo vệ, bảo trì…) theo cam kết trong hợp đồng dịch vụ;
Through the coordination with the Building Owners’ Committee, the Property Manager will directly coordinate and assign tasks to the management and operation staff of the Apartment Building; at the same time, manage the work and quality of the service contractors (cleaning, security, maintenance…) as committed in the service contract;
e. Các quyền hạn và trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.
Other rights and responsibilities as provided for by law.
4. Phối hợp giữa Ban Quản trị và Công Ty Quản Lý: Coordination between the Building Owners’ Committee and the Managing Agent:
a. Ban Quản Lý là bộ phận thường trực của Công Ty Quản Lý đặt tại Chung Cư, được giao trách nhiệm trực tiếp quản lý các hoạt động hàng ngày tại Chung Cư. Tùy theo quy mô Chung Cư, Ban Quản Lý sẽ được tổ chức bộ máy bao gồm: Trưởng ban, nhân viên hành chính/kế toán, tổ kỹ thuật (bao gồm kỹ sư và nhân viên kỹ thuật)…, được thành lập ngay tại thời điểm hoặc sau khi ký kết hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành Chung Cư. Công Ty Quản Lý thực hiện việc chỉ định, ủy quyền và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của nhân sự Ban Quản Lý do mình phân công;
The Management Office is a part of the Managing Agent located in the Apartment, assigned to directly manage daily activities in the Apartment. Depending on the size of the Apartment, the Management Office will include: The Property Manager, administrative/accountant staff, technical team (including chief engineer and technicians) ..., established immediately or after signing the service contract for the apartment building operation management. The Managing Agent performs the assignment, authorization and is responsible for all activities of the Management Office personnel assigned by itself;
b. Ban Quản trị phối hợp với Ban Quản Lý trong việc dự thảo, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện Nội Quy Chung Cư của Cư dân và phối hợp hỗ trợ để công tác quản lý vận hành của Ban Quản Lý được tiến hành thuận lợi;
The Building Owners’ Committee coordinates with the Management Office in drafting, inspecting and urging the implementation of the Rules of the Apartment by residents and coordinating in support for the management and operation of the Management Office to be carried out smoothly;
c. Ban Quản trị thực hiện việc thanh toán phí quản lý, vận hành cho Công Ty Quản Lý và giám sát sổ sách thu chi của Ban Quản Lý;
The Building Owners’ Committee sends payment of the management and operation fees to the Managing Agent and monitors the books of revenues and expenditures of the Management Office;
d. Ban Quản trị tiến hành tổ chức và chủ trì Hội Nghị Nhà Chung Cư với sự hỗ trợ của Ban Quản Lý;
The Building Owners’ Committee organizes and presides over the General Meeting with the support of the Management Office;
e. Ban Quản Lý (theo sự chỉ định của Công Ty Quản Lý) được ủy quyền bởi Ban Quản trị để thực hiện thu phí quản lý. Ban Quản trị thực hiện việc hỗ trợ nhắc nhở đôn đốc các Cư dân nộp phí để duy trì hoạt động quản lý, vận hành và bảo trì cần thiết của Chung Cư.
The Management Office (as designated by the Managing Agent) is authorized by the Building Owners’ Committee to collect management fees. The Building Owners’ Committee provides support to remind Residents to pay fees to maintain the necessary management, operation, and maintenance of the Apartment.
5. Phối hợp giữa Ban Quản trị - Ban Quản Lý - Cư dân: Coordination between the Building Owners’ Committee- the Management Office-Residents:
a. Ban Quản trị cung cấp cho Cư dân các thông tin về phương án quản lý, mức phí dịch vụ, các đơn vị quản lý vận hành tiềm năng để Cư dân lựa chọn và quyết định chọn Công Ty Quản Lý thông qua Hội Nghị Nhà Chung Cư;
The Building Owners’ Committee provides Residents with information on management plans, service fees, potential operating management agents for Residents to choose and decide to choose the Managing Agents in the General Meeting;
b. Ban Quản trị có trách nhiệm ghi nhận ý kiến, kiến nghị, phản ảnh thường xuyên của Cư dân về công tác quản lý vận hành Chung Cư và phản hồi lại với Ban Quản Lý để có biện pháp khắc phục;
The Building Owners’ Committee is responsible for acknowledging the Residents' opinions, recommendations and regular feedback on the management and operation of the Apartment and work with the Management Office for corrective measures;
c. Ban Quản trị có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động quản lý, vận hành Chung Cư cho Cư dân tại các kỳ Hội Nghị Nhà Chung Cư và ghi nhận, tiếp thu ý kiến đóng góp;
The Building Owners’ Committee is responsible for reporting the results of management and operation of the Apartment Building to Residents in the General Meeting and recording and receiving comments;
d. Ban Quản Lý (theo sự chỉ định của Công Ty Quản Lý) thực hiện việc cung cấp dịch vụ cho cộng đồng Cư dân sinh sống hoặc kinh doanh/làm việc tại Chung Cư, định kỳ thông báo công khai về công tác quản lý vận hành với Hội Nghị Nhà Chung Cư hoặc thông qua Ban Quản trị;
The Management Office (as designated by the Managing Agent) provides services to the community Residents living or doing business / working in the Apartment, periodically send out operation report in the General Meeting or through the Building Owners’ Committee;
e. Cư dân đóng góp ý kiến cho kế hoạch hoạt động của Ban Quản Lý, hỗ trợ công tác quản lý thông qua việc chấp hành Nội Quy Chung Cư, các thông báo và các hướng dẫn liên quan đến công tác quản lý, vận hành Chung Cư;
Residents contribute ideas to the operation of the Management Office, support the management through the observance of the Rules of the Apartment, notices and instructions related to the management and operation of the Apartment;
f. Cư dân có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản phí liên quan đến hoạt động quản lý vận hành Chung Cư, tuân thủ và chấp hành tốt Nội Quy Chung Cư, quy định an ninh, an toàn phòng cháy chữa cháy và giữ gìn môi trường cảnh quan chung. Kịp thời phản ánh đến Ban Quản trị/Ban Quản Lý các hành vi vi phạm Nội Quy Chung Cư, các vấn đề gây ảnh hưởng đến an ninh, an toàn và vệ sinh môi trường tại Chung Cư;
Residents are responsible for paying all fees related to the management and operation of the Apartment, complying with the Rules of the Apartment, rules on security, safety, fire prevention and maintaining the common environment. Promptly report to the Building Owners’ Committee/Management Office violations of the Apartment Rules, issues affecting security, safety and environmental sanitation in the Apartment;
g. Cư dân phối hợp với Ban Quản trị/Ban Quản Lý trong việc tạo điều kiện và hỗ trợ đơn vị có chức năng thực hiện bảo trì phần sở hữu chung theo quy định.
Residents coordinate with the Building Owners’ Committee/the Management Office in facilitating and assisting functional units to maintain the common areas in accordance with regulations.
6. Phối hợp giữa Ban Quản trị - Ủy Ban Nhân Dân Phường Thạnh Mỹ Lợi, TP. Thủ Đức: Coordination between the Building Owners’ Committee - People's Committee of Thanh My Loi Ward, Thu Duc city:
a. Phối hợp tuyên truyền, vận động các chủ sở hữu, người sử dụng Chung Cư chấp hành các quy định của Nội Quy Chung Cư, Quy chế kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD, Thông tư số 06/2019/TT-BXD và Văn bản hợp nhất 08/VBHN-BXD.
Coordinate in informing the owners and users of the Apartment to abide by the provisions of the Rules of the Apartment, the Regulations attached to the Circular No. 02/2016/TTBXD, Circular No. 06/2019/TT-BXD and Consolidate document 08/VBHN-BXD.
b. Ban Quản trị có trách nhiệm hỗ trợ Ủy Ban Nhân Dân Phường Thạnh Mỹ Lợi, TP. Thủ Đức trong công tác theo dõi, kiểm tra, giải quyết các vướng mắc phát sinh trong công tác quản lý, vận hành nhà Chung Cư.
The Building Owners’ Committee is responsible for assisting the People's Committee of Thanh My Loi Ward, Thu Duc city in monitoring, inspecting, and solving problems arising in the management and operation of the apartment building.
c. Phối hợp tổ chức Hội Nghị Nhà Chung Cư theo quy định của Quy chế kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD, Thông tư số 06/2019/TT-BXD và Văn bản hợp nhất 08/VBHNBXD.
Coordinate to organize the General Meeting in accordance with the Regulations attached to Circular No. 02/2016/TT-BXD, Circular No. 06/2019/TT-BXD and Consolidate document 08/VBHN-BXD.
Điều 3. Quyền và trách nhiệm Ban Quản trị
Article 3. Rights and duties of the Building Owners’ Committee
Ban Quản trị có các quyền và nghĩa vụ sau:
The Building Owners’ Committee has the following rights and duties:
1. Đôn đốc, nhắc nhở các chủ sở hữu, người sử dụng Chung Cư trong việc thực hiện Nội Quy Chung Cư;
Urge and remind the owners and users of the Apartment in the implementation of the Rules of the Apartment;
2. Quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của Chung Cư theo quy định của Luật Nhà ở 2014, Thông tư số 02/2016/TT-BXD, Thông tư số 06/2019/TT-BXD, Văn bản hợp nhất 08/VBHN-BXD và quyết định của Hội Nghị Nhà Chung Cư; báo cáo Hội Nghị Nhà Chung Cư việc thu, chi khoản kinh phí này;
Manage and use the sinking fund for the common areas of the Apartment in accordance with the Housing Law 2014, Circular No. 02/2016/TT-BXD, Circular No. 06/2019/TT-BXD, Consolidate document 08/VBHN-BXD and decisions of the General Meeting; report in the General Meeting on the collection and expenditure of this fund;
3. Đề nghị Hội Nghị Nhà Chung Cư thông qua mức giá dịch vụ quản lý vận hành Chung Cư;
Propose in the General Meeting to approve the management fee for the Apartment operation management service;
4. Ký hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý vận hành Chung Cư với Công Ty Quản Lý sau khi đã được Hội Nghị Nhà Chung Cư lựa chọn theo quy định tại Điểm (d) Khoản 3 Điều 102 Luật Nhà ở 2014.
Sign a contract to provide apartment operation and management services with the Managing Agent after being selected in the General Meeting according to the provision of Point (d) Clause 3 Article 102 of the Housing Law 2014.
5. Ký kết hợp đồng với đơn vị có năng lực bảo trì nhà ở theo quy định của pháp luật về xây dựng để bảo trì phần sở hữu chung của Chung Cư và giám sát hoạt động bảo trì;
Sign contracts with agents who are capable of doing maintenance for the apartment in accordance with the construction law to maintain the common areas of the Apartment and oversee maintenance activities;
6. Chịu trách nhiệm trước các chủ sở hữu/người sử dụng về nhiệm vụ được giao; chấp hành đúng quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính của Ban Quản trị;
To be responsible to owners / users for the assigned tasks; strictly abide by the regulations for the operation of the Building Owners’ Committee, and regulations on revenues and expenditures;
7. Bàn giao lại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ đang quản lý cho Ban Quản trị mới sau khi được công nhận; Handover the records, books and papers under management to the new Building Owners’ Committee after being recognized;
8. Thu thập, tổng hợp ý kiến, kiến nghị của người sử dụng Chung Cư về việc quản lý, sử dụng và cung cấp các dịch vụ tại Chung Cư để phối hợp với cơ quan chức năng, tổ chức, cá nhân có liên quan xem xét, giải quyết;
Collect opinions and recommendations from users of the Apartment on the management, use and providing of services in the Apartment to coordinate with relevant authorities, organizations and individuals for consideration and resolution;
9. Phối hợp với chính quyền địa phương, tổ dân phố trong việc xây dựng nếp sống văn minh, giữ gìn trật tự, an toàn xã hội trong Chung Cư;
Coordinate with the local authorities, residential groups in building a civilized community, maintaining social order and safety in the Apartment;
10. Không được tự bãi miễn hoặc bổ sung thành viên Ban Quản trị;
Do not dismiss or supplement members to the Building Owners’ Committee itself;
11. Được hưởng thù lao trách nhiệm và các chi phí hợp lý khác theo quyết định của Hội Nghị Nhà Chung Cư;
Have remuneration for duties and other reasonable expenses as decided by the General Meeting;
12. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước chủ sở hữu, người sử dụng Chung Cư khi thực hiện quyền và trách nhiệm không đúng với quy định tại Điều này;
To take responsibility before the law, the owners and users of the Apartment when exercising rights and duties inconsistently with the provisions of this Article;
13. Thực hiện các công việc khác do Hội Nghị Nhà Chung Cư giao mà không trái với quy định pháp
luật;
Perform other assigned tasks by the General Meeting that do not violate the law;
14. Nhận bàn giao, lưu trữ, quản lý hồ sơ Chung Cư; cung cấp một bộ hồ sơ đã nhận bàn giao từ Chủ Đầu Tư cho Công Ty Quản Lý;
Receive handover, store and manage apartment records; provide a set of documents received from the Developer to the Managing Agent;
15. Chuẩn bị các nội dung và tổ chức họp Hội Nghị Nhà Chung Cư theo Thông tư số 02/2016/TTBXD, Thông tư số 06/2019/TT-BXD và Văn bản hợp nhất 08/VBHN-BXD; thông báo công khai nội dung hợp đồng quản lý vận hành và hợp đồng bảo trì đã ký kết tại Hội Nghị Nhà Chung Cư;
Prepare contents and organize the General Meeting in accordance with Circular No. 02/2016 / TT-BXD, Circular No. 06/2019/TT-BXD and Consolidate document 08/VBHN-BXD; publicly announce the content of the operation management contract and maintenance contract in the General Meeting;
16. Báo cáo kết quả hoạt động, thu, chi tài chính của Ban Quản trị, kết quả công việc bảo trì và việc thu, chi kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của Chung Cư để Hội Nghị Nhà Chung Cư kiểm tra, giám sát theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD, Thông tư số 06/2019/TT-BXD và Văn bản hợp nhất 08/VBHN-BXD;
Report the results of operations, financial revenues and expenditures of the Building Owners’ Committee, the results of maintenance work and the collection and spending of the sinking fund for maintenance of common areas of the Apartment for inspection in the General Meeting, monitoring according to Circular No. 02/2016/TT-BXD, Circular No. 06/2019/TT-BXD and Consolidate document 08/VBHN-BXD;
17. Thay mặt chủ sở hữu để thực hiện các quyền đối với phần sở hữu chung của Chung Cư theo quy định của Luật Nhà ở 2014, Thông tư số 02/2016/TT-BXD, Thông tư số 06/2019/TT-BXD và Văn bản hợp nhất 08/VBHN-BXD; không được kích động người khác gây mất trật tự, an ninh tại khu vực Chung Cư;
On behalf of the owner to exercise rights for the common areas of the Apartment in accordance with the Housing Law 2014, Circular No. 02/2016/TT-BXD, Circular No. 06/2019/TT- BXD and Consolidate document 08/VBHN-BXD; do not incite other people to cause disorder in the Apartment area;
18. Chịu trách nhiệm trước các chủ sở hữu Chung Cư về nhiệm vụ được giao; chấp hành đúng quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính của Ban Quản trị;
To be responsible to the owners of the Apartment Building for the assigned duties; strictly abide by the Building Owners’ Committee's regulations on operation, revenues and expenditures;
19. Đề nghị cơ quan có thẩm quyền tổ chức họp Hội Nghị Nhà Chung Cư, công nhận Ban Quản trị theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD, Thông tư số 06/2019/TT-BXD và Văn bản hợp nhất 08/VBHN-BXD; tổ chức họp Hội Nghị Nhà Chung Cư để quyết định thay thế Công Ty Quản Lý trong trường hợp Công Ty Quản Lý không còn đủ điều kiện quản lý vận hành Chung Cư theo Quy chế ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD, Thông tư số 06/2019/TT-BXD và Văn bản hợp nhất 08/VBHN-BXD;
Request the competent authority to hold the General Meeting, recognize the Building Owners’ Committee according to Circular No. 02/2016/TT-BXD, Circular No. 06/2019/TT-BXD and Consolidate document 08/VBHN-BXD; hold the General Meeting to decide to replace the Managing Agent in case the Managing Agent is no longer eligible to manage and operate the Apartment in accordance with the Regulation issued together with Circular No. 02/2016/TTBXD, Circular No. 06/2019/TT-BXD and Consolidate document 08/VBHN-BXD;
20. Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết khi Chủ Đầu Tư không bàn giao hồ sơ Chung Cư, không bàn giao kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của Chung Cư theo quy định;
Request the competent authority to settle when the Developer does not hand over the apartment file, does not hand over the sinking fund for maintenance of common areas of the Apartment as prescribed;
21. Thành viên Ban Quản trị nếu có hành vi vi phạm quy định của Thông tư số 02/2016/TT-BXD, Văn bản hợp nhất 08/VBHN-BXD và quy định của pháp luật có liên quan thì tùy theo mức độ vi phạm mà bị xử lý theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD, Thông tư số 06/2019/TT-BXD, Văn bản hợp nhất 08/VBHN-BXD xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường cho bên bị thiệt hại;
Members of the Building Owners’ Committee, if they violate the provisions of Circular No. 02/2016 TT-BXD, Consolidate document 08/VBHN-BXD and relevant regulations of law, depending on the severity of the violation, they will be handled according to Circular No. 02/2016/TT-BXD, Circular No. 06/2019/TT-BXD, Consolidate document 08/VBHN-BXD sanctioning administrative violations or prosecuted for criminal liability; if causing damage, they must compensate the aggrieved party;
22. Ban Quản trị có trách nhiệm phối hợp với Ủy Ban Nhân Dân Phường Thạnh Mỹ Lợi, TP. Thủ Đức trong việc thực hiện các quyền và trách nhiệm của mình liên quan đến quản lý, sử dụng, vận hành nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở, Thông tư số 02/2016/TT-BXD, Thông tư số 06/2019/TT-BXD và Văn bản hợp nhất 08/VBHN-BXD. Chấp hành quyết định giải quyết, xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và thực hiện các quyền, trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật;
The Building Owners’ Committee is responsible for coordinating with the People's Committee of Thanh my Loi Ward 22, Thu Duc city in exercising its rights and duties related to the management, use and operation of the apartment building in accordance with regulations of Housing Law, Circular No. 02/2016/TT-BXD, Circular No. 06/2019/TT-BXD and Consolidate document 08/VBHN-BXD. To abide by settlement and decisions of competent authorities and exercise other rights and responsibilities in accordance with law;
23. Việc báo cáo, thông qua quyết định các khoản chi của Ban Quản trị sẽ được thực hiện theo Quy Chế Thu Chi Tài Chính Của Ban Quản trị;
The reporting and approval of the expenditure of the Building Owners’ Committee will be done in accordance with the Building Owners’ Committee Finance Management Regulations;
24. Thực hiện các quyền và trách nhiệm khác quy định trong Quy Chế Hoạt Động Của Ban Quản trị, Quy Chế Thu Chi Tài Chính Của Ban Quản trị đã được Hội Nghị Nhà Chung Cư thông qua và quy định của pháp luật;
Doing other rights and duties as specified in the Building Owners’ Committee’s regulations on Operation and Finance Management passed by the General Meeting and legal regulations;
25. Trong quá trình thực hiện chức năng của mình, đối với các vấn đề phát sinh mới mà chưa được quy định trong Nội Quy Chung Cư hoặc Quy Chế này thì Ban Quản trị có thể tự giải quyết trong phạm vi quyền hạn của mình hoặc yêu cầu cơ quan chức năng tại địa phương cùng phối hợp giải quyết trên tinh thần dân chủ, công khai và đảm bảo tốt nhất quyền lợi của Cư dân, sau đó đề nghị bổ sung vào Nội Quy Chung Cư tại Hội Nghị Nhà Chung Cư tiếp theo.
In the process of performing its functions, with regard to new arising issues that are not specified in the Apartment Rules or these Regulations, the Building Owners’ Committee may deal with the issues within its own power, or request the local authorities to coordinate in a democratic, open and best manner to ensure the interests of the Residents, then propose to add to the Apartment Rules in the next General Meeting.
Điều 4. Quyền và nghĩa vụ của các thành viên Ban Quản trị
Article 4. Rights and duties of the Building Owners’ Committee members
1. Quyền và nghĩa vụ của Trưởng Ban Quản trị (Trưởng Ban): Rights and duties of the Chairman of the Building Owners’ Committee (Chairman):
Trưởng Ban có các quyền hạn và trách nhiệm cụ thể như sau:
The Chairman has the following rights and duties:
a. Giám sát, đôn đốc các thành viên Ban Quản trị khác thực hiện các quyết định, nghị quyết của Ban Quản trị;
Supervise and urge other members of the Building Owners’ Committee to implement the decisions and resolutions of the Building Owners’ Committee;
b. Chỉ đạo các thành viên Ban Quản trị thực hiện giám sát hoạt động của các nhà thầu, thực hiện vận hành bộ máy Ban Quản trị hoạt động trong khuôn khổ của pháp luật, tuân thủ đúng các chức năng nhiệm vụ của Ban Quản trị được quy định tại quy chế này;
Lead members of the Building Owners’ Committee to supervise the activities of the contractors, operate the Building Owners’ Committee within the framework of the law, comply with the functions and duties of the Building Owners’ Committee stipulated in this regulation;
c. Đại diện Ban Quản trị tiếp xúc với các cơ quan nhà nước, cơ quan thông tin đại chúng, các tổ chức kinh tế - xã hội và các tổ chức kinh tế để thảo luận, trình bày và phát biểu về chính sách phát triển của Chung Cư;
Represent the Building Owners’ Committee to contact authorities, mass media, socioeconomic organizations and economic organizations to discuss and present on development policies of the Apartment;
d. Chỉ đạo việc chuẩn bị chương trình, nội dung, các tài liệu phục vụ các cuộc họp, triệu tập và chủ toạ cuộc họp Ban Quản trị;
Lead the preparation of the agenda, content, documents for meetings, convening and the Building Owners’ Committee's meetings;
e. Lập chương trình và kế hoạch hoạt động hàng năm của Ban Quản trị;
Create annual programs and plans of the Building Owners’ Committee;
f. Thay mặt Ban Quản trị ký các quyết định và các văn bản thuộc thẩm quyền của Ban Quản trị để thực hiện hoặc gửi các cơ quan hữu quan;
On behalf of the Building Owners’ Committee to sign decisions and documents under the power of the Building Owners’ Committee for implementation or submission to relevant authorities;
g. Là người phát ngôn chính thức của Ban Quản trị về các nội dung hoạt động của Ban Quản trị và có quyền chỉ định các thành viên Ban Quản trị trả lời các ý kiến của Cư dân thuộc lĩnh vực cá nhân phụ trách;
To be the official spokesperson of the Building Owners’ Committee on the activities of the Building Owners’ Committee and has the right to appoint members of the Building Owners’ Committee to respond to the Residents' opinions in their respective fields of responsibility;
h. Trong trường hợp Trưởng Ban vắng mặt, Trưởng Ban được phép uỷ quyền cho Phó Ban hoặc một thành viên khác thực hiện nhiệm vụ của Trưởng Ban. Trường hợp Trưởng Ban không thể thực hiện hoặc không chịu thực thiện nhiệm vụ quyền hạn của mình mà không cử người uỷ quyền, các thành viên còn lại của Ban Quản trị sẽ biểu quyết để chọn một trong số các Thành viên tạm thời thực hiện các công việc của Trưởng ban.
In case, the Chairman is absent, the Chairman is allowed to authorize the Vice Chairman or another member to perform the duties of the Chairman. In case, the Chairman cannot perform or refuses to perform his or her duties and powers without appointing a authorized person, the rest of members from the Building Owners’ Committee will vote to choose temporarily one of the provisional members to perform work of the Chairman.
2. Quyền và nghĩa vụ của Phó Ban Quản trị (Phó Ban): Rights and duties of Vice Chairman of the Building Owners’ Committee (Vice Chairman)
Phó Ban là người hỗ trợ Trưởng ban trong việc thực hiện các công việc quản lý, tổ chức và điều hành, được Trưởng Ban phân công phụ trách quản lý, điều hành các hoạt động chuyên trách của Ban Quản trị. Phó Ban có các quyền hạn và trách nhiệm cụ thể như sau:
The Vice Chairman is the person who assists the Chairman in the implementation of the management, organization and administration tasks, and is assigned by the Chairman to be in charge of managing and operating the activities of the Building Owners’ Committee. The Vice Chairman has the rights and duties as follows:
a. Thực hiện ủy quyền của Trưởng Ban;
Implement the authorization of the Chairman;
b. Có quyền ký văn bản giấy tờ và hợp đồng theo quyết định chung của Ban Quản trị khi Trưởng Ban vắng mặt và không có ủy quyền bằng văn bản, trừ trường hợp quy định tại điểm h khoản 1 Điều 4 Quy chế này;
Has the right to sign papers and contracts under the general decisions of the Building Owners’ Committee when the Chairman is absent and without a written authorization, except for the case specified at Point h, Clause 1, Article 4 of this Regulation;
c. Thực hiện tổ chức, điều hành và quản lý các hoạt động của Ban Quản trị và Chung Cư theo sự phân công của Trưởng Ban hoặc khi Trưởng Ban vắng mặt và chịu trách nhiệm trước Trưởng ban về kết quả hoạt động mình thực hiện quản lý.
Organize, operate and manage the activities of the Building Owners’ Committee and the Apartment Building as assigned by the Chairman or when the Chairman is absent and is responsible to the Chairman for the performance of his/her management.
3. Quyền và nghĩa vụ của Phó Ban Quản trị (Phó Ban) đại diện Chủ Đầu Tư: Rights and duties of the Vice Chairman of the Building Owners’ Committee (Vice Chairman), representative of the Developer:
Phó Ban đại diện Chủ Đầu Tư có trách nhiệm và quyền hạn như sau:
Vice Chairman – Representative of the Developer has the following rights and duties:
a. Có nhiệm vụ kết nối Ban Quản trị và Chủ Đầu Tư;
Responsible for connecting the Building Owners’ Committeeand the Developer;
b. Có nhiệm vụ theo dõi, giám sát và báo cáo việc thu và chi tiêu quỹ bảo trì Chung Cư đảm bảo đúng quy định của pháp luật;
Monitor, supervise and report the collection and expenditures of the Apartment sinking fund to ensure compliance with the law;
c. Có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận kế hoạch bảo trì hệ thống thuộc phần tài sản chung của Chung Cư, báo cáo Ban Quản trị và Cư Dân;
Responsible for checking and certifying the maintenance plan of the system in the common areas of the Apartment, reporting to the Building Owners’ Committee and Residents;
d. Theo dõi và báo cáo việc thực hiện thu phí quản lý đối với phần diện tích Chủ Đầu Tư sở hữu;
Monitor and report the collection of management fees for the area that the Developer owns;
e. Có trách nhiệm tìm kiếm sự hỗ trợ về kỹ thuật trong việc quản lý và vận hành Chung Cư ổn định, an toàn;
Responsible for seeking technical assistance for the stable and safe management and operation of the Apartment;
f. Kịp thời báo cáo cho Ban Quản trị về các vấn đề của Chủ Đầu Tư liên quan đến hoạt động của Ban Quản trị và hoạt động quản lý vận hành Chung Cư.
Timely report to the Building Owners’ Committee on the Developer’s issues related to the activities of the Building Owners’ Committee and the management and operation of the Apartment Building.
4. Thành viên Ban Quản trị phụ trách việc kế toán: Member of the Building Owners’ Committee in charge of finance:
Thành viên Ban Quản trị phụ trách việc kế toán hỗ trợ cho Trưởng Ban và Phó Ban trong công tác quản lý tài chính và kế toán của Ban Quản trị, kiểm tra và trình Trưởng Ban ký hoặc trực tiếp ký theo uỷ quyền của Trưởng Ban các khoản chi tiêu của Ban Quản trị. Thành viên Ban Quản trị phụ trách việc kế toán có nhiệm vụ cụ thể như sau:
Member of the Building Owners’ Committee in charge of finance assists the Chairman and Vice Chairman in the financial management and accounting of the Building Owners’ Committee, checks and submits to the Chairman for signing or directly sign under the authorization of the Chairman expenditures of the Building Owners’ Committee. The member of the Building Owners’ Committee in charge of finance has the following duties:
a. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng Ban và Phó Ban;
Under the direct direction of the Chairman and Vice Chairman;
b. Lưu trữ, quản lý và giám sát việc tuân thủ chế độ bảo mật đối với sổ sách kế toán, chứng từ, thông tin tài liệu, số liệu kế toán tài chính.
Store, manage and supervise the compliance with confidentiality regimes for accounting books, vouchers, document information, and financial accounting data.
c. Chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của toàn bộ hoá đơn, chứng từ, số liệu ghi trong sổ sách kế toán của Ban Quản trị và đảm bảo mọi giao dịch tài chính của Ban Quản trị được phản ánh trung thực, đầy đủ và chính xác vào sổ sách kế toán;
Be responsible for the accuracy and truthfulness of all invoices, documents and data recorded in the accounting books of the Building Owners’ Committee and ensure that all financial transactions of the Building Owners’ Committee are reflected honestly and fully, sufficient and accurate in accounting books;
d. Thực thi yêu cầu hoặc quyết định của Trưởng Ban liên quan đến lĩnh vực tài chính - kế toán. Nếu có bất kỳ vấn đề nào chưa rõ ràng hoặc có mâu thuẫn hoặc cho rằng có dấu hiệu vi phạm các quy định của pháp luật thì phải báo cáo lại với Trưởng Ban;
Execute requests or decisions of the Chairman related to the field of finance - accounting. If there are any unclear or contradictory issues or signs of violation of the law, he/she must report to the Chairman;
e. Có trách nhiệm báo cáo hàng tháng bằng văn bản cho Trưởng Ban và các thành viên về tình hình tài chính trong tháng và dự kiến các khoản thu chi trong tháng tiếp theo.
To be responsible for reporting monthly in writing to the Chairman and members on the financial situation of the month and expected revenues and expenditures for the next month.
5. Thành viên Ban Quản trị phụ trách an ninh, trật tự, vệ sinh: Member of the Building Owners’ Committee in charge of security, order, and cleanliness:
Thành viên Ban Quản trị phụ trách an ninh, trật tự, vệ sinh hỗ trợ cho Trưởng Ban và Phó Ban trong công tác an ninh, trật tự, vệ sinh của Ban Quản trị. Thành viên Ban Quản trị phụ trách an ninh, trật tự, vệ sinh có nhiệm vụ cụ thể như sau:
Member of the Building Owners’ Committee in charge of security, order, and cleanliness assists the Chairman and Vice Chairman in the security, order and cleanliness of the Building Owners’ Committee. Member of the Building Owners’ Committee in charge of security, order, and cleanliness has the following duties:
a. Theo dõi toàn bộ công tác an ninh, trật tự, vệ sinh do mình phụ trách cũng như phối hợp với các thành viên khác xử lý công việc chung của Chung Cư;
Monitor all the security, order and cleanliness work as well as coordinating with other members to handle the common work of the Apartment;
b. Giám sát công việc tuần tra, kiểm soát của lực lượng bảo vệ tại Chung Cư;
Supervise the patrol and control work of security forces of the Apartment;
c. Phối hợp với công an khu vực, chính quyền địa phương giải quyết các vấn đề an ninh trật tự trong khu vực Chung Cư (kể cả công tác an toàn giao thông, lòng lề đường, sân vườn xung quanh Chung Cư);
Coordinate with local police, local authorities to deal with security and order issues in the Apartment area (including traffic safety, pavement, landscaping around the Apartment);
d. Thường xuyên nhắc nhở, tuyên truyền Cư dân nghiêm chỉnh chấp hành Nội quy Chung Cư, giữ gìn an ninh trật tự Chung Cư;
Regularly remind and inform Residents to strictly abide by the Rules of the Apartment, maintain security and order in the Apartment;
e. Tiếp nhận ý kiến phản ánh, đóng góp của Cư dân trong Chung Cư về công tác đảm bảo an ninh trật tự để giải quyết hoặc báo cáo cảnh sát khu vực phối hợp giải quyết khi cần;
Receive feedbacks and contributions from residents in the Apartment on the work of ensuring security and order to resolve or report to the local police to coordinate solutions when needed;
f. Theo dõi công tác trông giữ xe đạp, xe máy, ô tô... tại Tòa Nhà;
Monitor the management of parking of bicycles, motorbikes, cars ... in the Building;
g. Theo dõi công tác phòng cháy chữa cháy của Chung Cư;
Monitor the fire prevention of the Apartment;
h. Tổng hợp ý kiến góp ý của Cư Dân về công tác an ninh, trật tự, vệ sinh tại Chung Cư và báo cáo cuộc họp định kỳ của Ban Quản trị;
Collect the Residents' comments on security, order and cleanliness in the Apartment and report during regular meetings of the Building Owners’ Committee;
i. Tham gia các cuộc họp định kỳ theo thông báo của Ban Quản Lý liên quan đến nhiệm vụ được giao;
Participate in regular meetings according to the Management Office notifications related to the assigned tasks;
j. Các công việc khác theo sự phân công của Ban Quản trị.
Other tasks as assigned by the Building Owners’ Committee.
6. Thành viên Ban Quản trị phụ trách kỹ thuật Tòa Nhà: Member of the Building Owners’ Committee in charge of the building technical matter:
Thành viên Ban Quản trị phụ trách kỹ thuật Tòa Nhà hỗ trợ cho Trưởng Ban và Phó Ban trong công tác trang thiết bị, tầng hầm, sửa chữa căn hộ của Cư dân, bảo trì phần sở hữu chung, sử dụng chung của Tòa Nhà.
Member of the Building Owners’ Committee in charge of the building technical matter assists the Chairman and Vice Chairman with the matters related to building equipment, basement, apartment repair, maintenance of common areas of the Building.
Thành viên Ban Quản trị phụ trách kỹ thuật Tòa Nhà có nhiệm vụ cụ thể như sau:
Member of the Building Owners’ Committee in charge of the building technical matter has duties as follows:
a. Theo dõi và xử lý các hoạt động liên quan đến vận hành, bảo dưỡng các trang thiết bị chung của Chung Cư như: thang máy, máy phát điện, máy bơm nước, hệ thống thông gió, hệ thống xả rác, hệ thống điện, nước, gas, hệ thống phòng cháy chữa cháy, quản lý hồ sơ hoàn công...và các công việc khác theo sự phân công của Ban Quản trị;
Monitor and handle activities related to the operation and maintenance of common equipment of the Apartment such as elevators, generators, water pumps, ventilation systems, garbage disposal systems, electrical systems , water, gas, fire protection system, complete record management ... and other tasks as assigned by the Building Owners’ Committe;
b. Theo dõi việc sửa chữa căn hộ của Cư Dân và công tác bảo trì phần sở hữu chung, sử dụng chung của Tòa Nhà;
Monitor the repair of the Residents' apartment and the maintenance of common areas of the Building;
c. Các công việc khác theo sự phân công của Ban Quản trị.
Other tasks as assigned by the Building Owners’ Committee.
Điều 5. Nguyên tắc tổ chức họp, biểu quyết, quyết định các vấn đề thuộc trách nhiệm và quyền hạn của Ban Quản trị
Article 5. Principles of organizing meetings, voting, deciding issues under the responsibility and powers of the Building Owners’ Committee
1. Nguyên tắc triệu tập và tổ chức cuộc họp của Ban Quản trị:
Principles of convening and organizing meetings of the Building Owners’ Committee:
Trường hợp Hội Nghị Nhà Chung Cư lựa chọn mô hình Ban Quản trị hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của công ty cổ phần:
In case the General Meeting chooses the operation model of the Building Owners’ Committee under the model of the Board of Directors of Joint Stock Company:
i. Ban Quản trị họp định kỳ mỗi tháng một lần theo triệu tập của Trưởng Ban Quản trị. Trưởng Ban Quản trị có thể triệu tập họp Ban Quản trị khi xét thấy cần thiết.
The Building Owners’ Committee meets once a month as convened by the Chairman. The Chairman may convene a meeting when deemed necessary.
ii. Trưởng Ban Quản trị phải triệu tập họp Ban Quản trị trong thời hạn 07 (bảy) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đề nghị của ít nhất 02 thành viên của Ban Quản trị.
The Chairman of the Building Owners’ Committee must convene a meeting of the Building Owners’ Committee within 07 (seven) working days from the date of receipt of the request of at least 02 members of the Building Owners’ Committee.
iii. Trưởng Ban Quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất 03 (ba) ngày làm việc trước ngày họp. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên. Thông báo mời họp được gửi bằng bưu điện, fax, thư điện tử hoặc phương tiện khác, nhưng phải bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Ban Quản trị.
The Chairman of the Building Owners’ Committee must send meeting invitations at least 03 (three) working days before the meeting date. The meeting invitation must specify the time and location of the meeting, agenda, issues to be discussed and decided. Attached to the meeting invitation must have documents used at the meeting and votes of the members. Meeting notices may be sent by post, fax, email or other means, but must be sure to reach the contact address of each member of the Building Owners’ Committee.
iv. Cuộc họp Ban Quản trị được tiến hành khi có từ 3/4 (ba phần tư) tổng số thành viên trở lên dự họp. Trường hợp không đủ số thành viên dự họp thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 (bảy) ngày làm việc, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất hoặc một thời gian khác do các thành viên Ban Quản trị thống nhất. Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành, nếu có hơn 1/2 (một phần hai) số thành viên Ban Quản trị dự họp.
The meeting of the Building Owners’ Committee is held when 3/4 (three quarters) of the members or more are present. In case the number of attending members is insufficient, the second meeting shall be convened within 07 (seven) working days from the intended date of the first meeting or another time agreed upon by members of the Building Owners’ Committee. In this case, the meeting is held, if more than 1/2 (one-half) of the members attend the meeting.
2. Nội dung cuộc họp phải được chuẩn bị chu đáo, việc kiểm điểm thực hiện công việc cần ngắn gọn, kế hoạch và biện pháp thực hiện công tác tháng cần rõ ràng, theo đó:
The meeting content must be carefully prepared, the review of the work implementation should be brief, the monthly plan and measures to perform the work should be clear, accordingly:
a. Trưởng Ban là chủ toạ cuộc họp, tổng hợp, nắm kết quả hoạt động trên cơ sở phân công phân nhiệm các thành viên Ban Quản trị báo cáo tình hình chung của tháng. Các thành viên Ban Quản trị thảo luận đánh giá, phản ánh, đề xuất biện pháp xử lý. Rút kinh nghiệm ưu khuyết, tồn tại của Ban Quản trị và các vấn đề chung của Chung Cư.
The Chairman of the Building Owners’ Committee is the chair of the meeting, summarizes and grasp the results of activities on the basis of assigning members of the Building Owners’ Committee to report on the general situation of the month. Members of the Building Owners’ Committee discuss, evaluate, reflect, and propose handling measures. Learn about strengths and weaknesses of the Building Owners’ Committee and general issues of the Apartment.
b. Ban Quản trị phải lập sổ ghi nghị quyết, biên bản họp. Biên bản họp Ban Quản trị phải ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần, có mặt, vắng mặt, nội dung họp, báo cáo, thảo luận, kết quả biểu quyết. Tóm tắt được các ý kiến phát biểu, quyết nghị. Biên bản được thông qua tại cuộc họp. Chủ tọa và Thư ký cuộc họp phải ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của Biên bản họp Ban Quản trị.
The Building Owners’ Committee must make a book to record the resolutions and minutes of the meeting. The minutes of a meeting of the Building Owners’ Committee must clearly state the time, location, composition, attendance, absence, content of the meeting, report, discussion, and voting results. Summarizing opinions, resolutions. Minutes is agreed in the meeting. The Chairman and Secretary of the meeting must sign and be responsible for the accuracy and truthfulness of the Meeting Minutes of the Building Owners’ Committee.
c. Chế độ làm việc của Ban Quản trị là bán chuyên trách nhưng phải có bộ phận thường trực hàng ngày để tiếp nhận và xử lý thông tin.
The working regime of the Building Owners’ Committee is part-time but must have a daily standing department to receive and process information.
3. Các thành viên khác của Ban Quản trị không được nhân danh Ban Quản trị tham gia các cuộc họp nếu không được sự ủy quyền của Trưởng Ban Quản trị bằng văn bản.
Other members of the Building Owners’ Committee may not attend meetings on behalf of the Building Owners’ Committee without the written authorization of the Chairman.
4. Biểu quyết thông qua các quyết định và quyền hạn của Ban Quản trị:
Voting to approve the decisions and powers of the Building Owners’ Committee:
a. Các quyết định của Ban Quản trị được thông qua bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu theo Quy Chế này, được lập thành biên bản, có chữ ký của Thư ký cuộc họp, các thành viên Ban Quản trị dự họp và có đóng dấu của Ban Quản trị. Trường hợp tỷ lệ biểu quyết tán thành đạt 50% số thành viên Ban Quản trị thì kết quả cuối cùng được xác định theo biểu quyết của Trưởng ban hoặc Phó ban chủ trì cuộc họp (nếu vắng mặt Trưởng ban), trừ trường hợp quy định tại Điểm (b) và Điểm (c) Khoản này.
The decisions of the Building Owners’ Committee are adopted by voting under these Regulations, made in minutes, signed by the Secretary of the meeting, the members of the Building Owners’ Committee attend the meeting and stamp by the Building Owners’ Committee. In case the rate of affirmative votes reaches 50% of the members of the Building Owners’ Committee, the final result will be determined by the vote of the Chairman or Vice Chairman who chairs the meeting (in case of absence of the Chairman), unless otherwise specified at Point (b) and Point (c) of this Clause.
b. Các đề xuất sau đây chỉ được thông qua khi có tối thiểu 50% tổng số thành viên của Ban Quản trị tán thành:
The following matters may only be approved when at least 50% of the total number of the Building Owners’ Committee members approve:
i. Đề xuất thay đổi Công Ty Quản Lý;
Proposal to change the Managing Agent;
ii. Quyết định lựa chọn đơn vị thực hiện bảo trì;
Choosing the maintenance agent;
iii. Đề xuất thay đổi giá dịch vụ quản lý vận hành Chung Cư;
Proposal to change the management fee;
iv. Các đề xuất, yêu cầu của Ban Quản trị đối với Chủ Đầu Tư trong quá trình quản lý, sử dụng Chung Cư;
Proposals and requests of the Building Owners’ Committee to the Developer in the process of managing and using the Apartment;
v. Các trường hợp khác do Hội Nghị Nhà Chung Cư quyết định.
Other matters decided by the General Meeting.
c. Đối với quyết định chi tiêu kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của Chung Cư thì phải có tối thiểu 75% thành viên Ban Quản trị đồng ý.
A decision to spend money of the sinking fund of the Apartment requires at least 75% of the approval of the members of the Building Owners’ Committee.
d. Các quyết định của Ban Quản trị nhà chung cư nếu vượt quá quyền hạn quy định tại Điều 03 của Quy chế này thì không có giá trị pháp lý; trường hợp gây thiệt hại đến quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân thì các thành viên Ban Quản trị phải chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật.
Decisions made by the Building Owners’ Committee that exceed authority as prescribed in Article 03 hereof shall be legally invalid; members of the Building Owners’ Committee shall be responsible for making compensations for any damage caused to lawful rights and interests of organizations and individuals.
e. Các quyết định của Ban Quản trị có hiệu lực kể từ ngày thông qua hoặc ngày được quy định trong quyết định.
Decisions of the Building Owners’ Committee are effective from the date of approval or the date specified in the decision.
Điều 6. Biên bản họp Ban Quản trị
Article 6. Meeting minutes of the Building Owners’ Committee
1. Biên bản họp Ban Quản trị phải có các nội dung chính sau:
Meeting minutes of the Building Owners’ Committee must include:
a. Thời gian và địa điểm tổ chức phiên họp;
Date, time, and location of the meeting;
b. Họ, tên thành viên tham dự phiên họp hoặc người được ủy quyền dự họp; họ, tên các thành viên không tham dự họp và lý do;
Full name of attending members and other persons authorized to attend the meeting; full names of members not attending the meeting and reasons for not attending;
c. Chương trình nghị sự;
Meeting agenda;
d. Các vấn đề báo cáo, thảo luận và biểu quyết, kết quả biểu quyết;
Issues reported, discussed and voted, voting results;
e. Tóm tắt các ý kiến của từng thành viên dự họp;
Summary of opinions of each member attending the meeting;
f. Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến
Result of voting, indicating members who agree, who do not agree and who abstain from voting;
g. Các vấn đề được phê chuẩn tại phiên họp và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;
Approved matters and corresponding percentage of votes for passing;
h. Chữ ký, họ tên của các thành viên tham dự và thư ký (người ghi biên bản).
Signature, full name of attending members and the secretary (the person writing the minutes)
2. Biên bản họp phải được đọc lại trước tất cả các thành viên Ban Quản trị tham dự phiên họp và được tất cả các thành viên Ban Quản trị này tham gia ký. Chủ toạ cuộc họp và thư ký phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của biên bản họp Ban Quản trị. Biên bản được gửi cho tất cả các thành viên sau khi có đủ các chữ ký.
The meeting minutes must be read again before all attending the Building Owners’ Committee members and signed by all attending members. The meeting Chairman and secretary are responsible for the accuracy and truthfulness of the meeting minutes of the Building Owners’ Committee. The minutes will be sent to all members after having all signatures.
Điều 7. Chế độ làm việc của thành viên Ban Quản trị, xử lý kiến nghị của Cư dân
Article 7. Working regime of members of the Building Owners’ Committee, handling of Residents' comments
1. Thành viên Ban Quản trị làm việc theo chế độ bán chuyên trách. Lịch tiếp Cư dân của Ban Quản trị sẽ được họp thống nhất và thông báo thời gian sau khi Ban Quản trị được thành lập.
Members of the Building Owners’ Committee work part-time. Schedule for meeting with the Residents of the Building Owners’ Committee will be agreed and announced after the the Building Owners’ Committee is established.
2. Ban Quản trị có trách nhiệm tổ chức các hình thức để tiếp nhận thông tin từ Cư dân, bao gồm: thông qua sổ góp ý tại văn phòng Ban Quản trị, thông qua diễn đàn website/email, thông qua gặp gỡ/đối thoại trực tiếp;
The Building Owners’ Committee is responsible for organizing methods to receive information from Residents, including through the comment book in the office of the Building Owners’ Committee, through the forum website / email, through meetings / direct conversation;
3. Nội dung tiếp nhận từ Cư dân cần có đầy đủ các chi tiết: Họ tên người kiến nghị, địa chỉ căn hộ, địa chỉ liên lạc và điện thoại, nội dung phản ánh, yêu cầu cụ thể;
Comments received from residents should have full details: Fullname of the resident, apartment number, contact address and phone number, the comment, specific requirements;
4. Tất cả các thành viên Ban Quản trị đều có trách nhiệm tiếp nhận các câu hỏi, đề xuất, kiến nghị, đề nghị từ Cư dân và giải quyết trả lời từng vấn đề do cá nhân phụ trách hoặc theo sự ủy quyền của Trưởng Ban;
All members of the Building Owners’ Committee are responsible for receiving questions, suggestions, recommendations, and suggestions from Residents and responding to each issue that individually in charge or as authorized by Chairman;
5. Các thông tin tiếp nhận có thể giải quyết ngay sẽ được thành viên Ban Quản trị chuyên trách trả lời ngay, trong thời hạn không quá 48 giờ (không tính ngày nghỉ Chủ nhật, các ngày lễ tết) kể từ khi tiếp nhận;
The issue that can be resolved right away will be answered by the assigned members of the Building Owners’ Committee, within 48 hours (not including Sundays, public holidays) from the date of receipt.
6. Các thông tin tiếp nhận có nội dung phức tạp, đang được xem xét giải quyết, cần có thời gian nghiên cứu thêm, Ban Quản trị chưa thể giải quyết ngay, sẽ được Trưởng Ban hoặc người được Trường Ban ủy quyền nghiên cứu vấn đề và cố gắng trả lời ngay khi có kết quả;
Complicated matters that need time to be considered and resolved, the Building Owners’ Committee can not solve it right away, will be researched by the Chairman or the assigned person of the the Building Owners’ Committee and try to answer as soon as possible;
7. Đối với các vấn đề liên quan đến đời sống, quyền lợi của cộng đồng nhưng được cá nhân phản ánh, Ban Quản trị có trách nhiệm trả lời và thông báo cho cả cộng đồng. Ban Quản trị sẽ trả lời cá nhân Cư dân hoặc nhóm Cư dân hoặc cộng đồng Cư dân thông qua diễn đàn, thông qua bảng tin tại Chung Cư, trả lời trực tiếp tại văn phòng Ban Quản trị, trả lời bằng văn bản chính thức.
For issues related to the life and interests of the community that are mentioned by individual, the Building Owners’ Committee is responsible for answering and informing the whole community. The Building Owners’ Committee will respond to individual residents or groups of residents or communities through the forum, through the notice boards in the Apartment, answer directly in the Building Owners’ Committee office, reply in writing.
8. Ban Quản trị sử dụng chung văn phòng với Ban Quản Lý.
The Building Owners’ Committee share the same office as the Management Office.
Điều 8. Cơ chế báo cáo của Ban Quản trị
Article 8. Reporting method of the Building Owners’ Committee
1. Các thành viên Ban Quản trị thực hiện giám sát nhà thầu thuộc lĩnh vực cá nhân phụ trách và báo cáo cho Ban Quản trị tại các cuộc họp Ban Quản trị.
Members of the Building Owners’ Committee supervise contractors in their respective fields and report to the Building Owners’ Committee in the meetings.
2. Báo cáo của Ban Quản trị được thực hiện định kỳ tại cuộc họp Ban Quản trị, bao gồm các nội dung sau:
Reports of the Building Owners’ Committee are periodically conducted in the the Building Owners’ Committee meeting, including the following contents:
a. Thu chi tài chính theo quy định cụ thể tại Quy Chế Thu Chi Tài Chính Của Ban Quản trị;
Collections and expenditures according to the specific provisions of the Building Owners’ Committee Finance Management Regulations;
b. Các dịch vụ vệ sinh, an ninh, kiểm soát côn trùng, xử lý rác thải, vận hành thang máy, cung cấp nước sinh hoạt, hệ thống chiếu sáng trong khu vực công cộng đến các việc không định kỳ như lựa chọn công ty quản lý tài sản và phí bảo trì bảo dưỡng…;
Cleaning, security, pest control, waste treatment, elevator operation, domestic water supply, lighting system in public areas to occasional jobs such as selecting the managing agent and maintenance fees…;
c. Những công việc Ban Quản trị đã thực hiện, đang thực hiện, tồn đọng;
The things that the Building Owners’ Committee has done, is doing, and is pending;
d. Phương hướng nhiệm vụ của tháng tới;
Goals of the next month;
e. Các nội dung khác phát sinh (nếu có).
Other matters (if any).
3. Trưởng Ban có trách nhiệm báo cáo cho Cư Dân định kỳ vào ngày 20 hàng tháng bằng email hoặc các hình thức khác bao gồm các nội dung sau:
The Chairman of the Building Owners’ Committee is responsible for sending reports to Residents periodically on the 20th monthly by email or by other means with the following information:
a. Tình hình hoạt động của Ban Quản trị và Ban Quản Lý trong tháng;
Activities of the Building Owners’ Committee and the Management Office in the month;
b. Các ý kiến đóng góp của Cư Dân và kết quả giải quyết;
Comments from Residents and resolution results;
c. Kế hoạch làm việc tháng tiếp theo của Ban Quản trị;
The working plan for the next month of the Building Owners’ Committee;
4. Ban Quản trị có trách nhiệm lập báo cáo tổng hợp các hoạt động của Chung Cư hàng năm để chuẩn bị cho Hội Nghị Nhà Chung Cư thường niên.
The Building Owners’ Committeeis responsible for compiling a report summarizing the activities of the Apartment each year in preparation for the annual General Meeting.
5. Các báo cáo của Ban Quản trị được Ban Quản trị lưu trữ tại văn phòng Ban Quản trị.
The reports of the Building Owners’ Committee are in the office of the Building Owners’ Committee.
Điều 9. Quản lý hồ sơ tài liệu, con dấu và cung cấp thông tin
Article 9. Management of documents, seals, and providing information
1. Các hồ sơ tài liệu cần được quản lý bao gồm: Documents to be managed include:
a. Các hồ sơ tài liệu kỹ thuật liên quan đến Chung Cư;
Technical documents related to the Apartment Building;
b. Các công văn đi, đến;
Correspondence letter;
c. Các quyết định, nghị quyết của Ban Quản trị, Hội Nghị Nhà Chung Cư;
Decisions and resolutions of the Building Owners’ Committee; the General Meeting;
d. Các biên bản họp và giải quyết công việc của Ban Quản trị;
Meeting minutes of the Building Owners’ Committee;
e. Hợp đồng liên quan đến việc quản lý, vận hành Chung Cư, chứng từ thu chi;
Contract related to the management and operation of the Apartment, finance documents;
f. Các hồ sơ tài liệu khác có liên quan trong phạm vi quyền hạn, trách nhiệm của Ban Quản trị.
Other related documents within the authority and responsibility of the Building Owners’ Committee.
2. Hồ sơ, tài liệu cần được lưu trữ an toàn và khoa học. Khu vực lưu trữ hồ sơ của Ban Quản trị được bố trí riêng, tách biệt với khu vực lưu trữ hồ sơ của Ban Quản Lý.
Records and documents should be kept safely and orderly. The Building Owners’ Committee’s filing area is assigned, separately with the Management Office.
3. Trưởng Ban là người chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, giấy tờ hoạt động, điều hành hoạt động của Ban Quản trị và con dấu của Ban Quản trị. Trường hợp Trưởng Ban Quản trị đi vắng thì có thể ủy quyền cho Phó Ban quản lý hồ sơ, giấy tờ hoạt động, điều hành hoạt động của Ban Quản trị và con dấu của Ban Quản trị.
The Chairman of the Building Owners’ Committee is responsible for managing the records, operating documents, managing the activities and the seal of the Building Owners’ Committee. In case the Chairman is absent, he/she may authorize the Vice Chairman to manage the records, operating documents, manage the activities and the seal of the Building Owners’ Committee.
4. Các thành viên Ban Quản trị chỉ được xem, sao chép hoặc đem tài liệu đi có thời hạn và chỉ trong phạm vi được phân công phụ trách, đồng thời phải được sự đồng ý của Trưởng Ban Quản trị và phải ký nhận mượn/trả hồ sơ.
Members of the Building Owners’ Committee are only allowed to view, make copy or take away documents for a limited time and only within the scope of their assigned responsibility, and must obtain the consent of the Chairman of the Building Owners’ Committee and must sign for the borrow and return the documents.
5. Trưởng Ban sẽ đại diện Ban Quản trị ký văn bản, hợp đồng với các tổ chức, cá nhân liên quan đến hoạt động của Ban Quản trị nêu tại Quy Chế này sau khi được Ban Quản trị thông qua. Trường hợp Trưởng Ban Quản trị vắng mặt thì sẽ ủy quyền lại cho Phó Ban Quản trị để đại diện ký văn bản, hợp đồng với các tổ chức, cá nhân liên quan đến hoạt động của Ban Quản trị quy định tại Quy Chế này.
The Chairman will represent the Building Owners’ Committee to sign documents and contracts with organizations and individuals related to the activities of the Building Owners’ Committee specified in this Regulation after it is approved bythe Building Owners’ Committee. In case the Chairman is absent, he / she will re-authorize the Vice Chairman to sign documents and contracts with organizations and individuals related to the activities of the Building Owners’ Committee specified in this Regulation.
Điều 10. Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị
Article 10. Operating Fund of the Building Owners’ Committee
1. Ban Quản trị có kinh phí hoạt động do chủ sở hữu, người sử dụng Chung Cư đóng góp hàng năm trên cơ sở quyết định của Hội Nghị Nhà Chung Cư; kinh phí này được ghi rõ trong Quy Chế Thu Chi Tài Chính Của Ban Quản trị. Ban Quản trị phải sử dụng kinh phí hoạt động đúng mục đích dựa trên nguyên tắc chi trả đủ các chi phí thực tế, hợp lý và có hóa đơn chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật, không được dùng để kinh doanh và phải báo cáo việc thu, chi tại cuộc họp Hội Nghị Nhà Chung Cư thường niên.
The Building Owners’ Committee has annual fund contributions from owners and users of the Apartment Building based on decisions in the General Meeting. This fund is clearly stated in the Building Owners’ Committee Finance Management Regulations. The Building Owners’ Committee must use the operating funds for the right purpose based on the principle of fully paying actual and reasonable expenses and having valid invoices and documents as prescribed by law, not being used for business and revenue and expenditure must be reported in the annual General Meeting.
2. Mức thù lao của các thành viên Ban Quản trị do các chủ sở hữu, người sử dụng Chung Cư đóng góp theo quyết định của Hội Nghị Nhà Chung Cư. Hội Nghị Nhà Chung Cư có thể tham khảo mức lương tối thiểu vùng theo quy định của Nhà nước để xem xét, quyết định về mức thù lao tương xứng với trách nhiệm, nghĩa vụ của các thành viên Ban Quản trị trên cơ sở điều kiện cụ thể của Chung Cư và địa phương.
The remuneration of members of the Building Owners’ Committee shall be contributed by the owners and users of the Apartment according to the decision in the General Meting. The rate can be refered to the regional minimum salary as prescribed by the government to consider and decide on the remuneration level commensurate with the responsibilities and obligations of the members of the Building Owners’ Committee.
3. Chủ sở hữu, người đang sử dụng nhà Chung Cư có trách nhiệm đóng thù lao qua Công Ty Quản Lý để chi trả cho các thành viên Ban Quản trị; khoản tiền này không phải hạch toán vào hoạt động kinh doanh của Công Ty Quản Lý.
Owners and current users of the Apartment shall pay remuneration through the Managing Agent to pay members of the Building Owners’ Committee. This amount is not accounted into the business operations of the Managing Agent.
Điều 11. Bãi nhiệm, miễn nhiệm và bầu mới thành viên Ban Quản trị
Article 11. Dismiss, resign, and elect new members of the Building Owners’ Committee
1. Việc miễn nhiệm thành viên Ban Quản trị được thực hiện khi có một trong các trường hợp sau đây:
The dismissal of a member of the Building Owners’ Committee shall be conducted in one of the following cases:
a. Thành viên Ban Quản trị thôi tham gia hoặc xin miễn nhiệm;
Members of the Building Owners’ Committee withdraw or resign;
b. Thành viên Ban Quản trị không còn là chủ sở hữu căn hộ, Diện Tích Khác trong Chung Cư; Members of the Building Owners’ Committee no longer owners of apartment or other areas of the Apartment;
c. Thành viên Ban Quản trị chuyển đi nơi khác;
Members of the Building Owners’ Committee have moved to another location;
d. Thành viên Ban Quản trị không đáp ứng một trong các tiêu chuẩn, điều kiện của thành viên Ban Quản trị quy định tại Quy Chế Bầu Ban Quản trị.
Members of the Building Owners’ Committee do not meet one of the criteria and conditions for members of the Building Owners’ Committee specified in Regulations on Election of the Building Owners’ Committee.
2. Việc bãi miễn Ban Quản trị, thành viên Ban Quản trị được thực hiện khi có đề nghị của Ban Quản trị hoặc đại diện của chủ sở hữu căn hộ, Diện Tích Khác trong các trường hợp sau đây:
The dismissal of the Building Owners’ Committee, members of the Building Owners’ Committee shall be conducted at the request of the Building Owners’ Committee or representatives of the owners of the apartments, other areas in the following cases:
a. Ban Quản trị không báo cáo kết quả hoạt động cho Hội Nghị Nhà Chung Cư theo quy định của Quy Chế này;
The Building Owners’ Committee fails to report the results of operations in the General Meeting in accordance with these Regulations;
b. Ban Quản trị không hoạt động sau khi được bầu;
The Building Owners’ Committee is inactive after being elected;
c. Thành viên Ban Quản trị vi phạm Quy Chế này hoặc Quy Chế Thu Chi Tài Chính Của Ban Quản trị;
A member of the Building Owners’ Committee violates this Regulation or the Building Owners’ Committee Finance Management Regulations;
d. Thành viên Ban Quản trị không tham gia hoạt động của Ban Quản trị trong 06 (sáu) tháng liên tiếp hoặc không tham dự tối thiểu 30% tổng số các cuộc họp Ban Quản trị trong một năm.
A member of the Building Owners’ Committee does not participate in the activities of the
Building Owners’ Committee for 06 (six) consecutive months or does not attend at least 30% of all meeting of the Building Owners’ Committee in a year.
3. Việc bầu lại thành viên Ban Quản trị được thực hiện như sau: The re-election of members of the Building Owners’ Committee is carried out as follows:
a. Trường hợp bầu thay thế Ban Quản trị hoặc bầu thay thế Trưởng ban, Phó Ban Quản trị thì phải tổ chức Hội Nghị Nhà Chung Cư bất thường để quyết định theo quy định tại Điều 14 Quy chế ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD, Văn bản hợp nhất 08/VBHN-BXD; trường hợp miễn nhiệm hoặc bãi miễn Phó Ban Quản trị là đại diện của Chủ Đầu Tư thì Chủ Đầu Tư cử đại diện khác thay thế mà không phải tổ chức Hội Nghị Nhà Chung Cư bất thường;
In case of electing to replace the Building Owners’ Committee or electing to replace the Chairman or Vice Chairman of the Building Owners’ Committee, an Extraordinary General Meeting must be held to decide according to Article 14 of the Regulations issued together with Circular No. 02/2016/TT-BXD, Consolidate document 08/VBHN-BXD; In case of dismissal or dismissal of the Vice Chairman who is the Developer’s representative, the Developer shall appoint another representative to replace it without having to hold an Extraordinary General Meeting;
b. Trường hợp bầu thành viên Ban Quản trị không thuộc đối tượng quy định tại Điểm (a) Khoản này thì Ban Quản trị đề xuất người thay thế và gửi xin ý kiến của các đại diện chủ sở hữu căn hộ, Diện Tích Khác; nếu được tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ, Diện Tích Khác đã nhận bàn giao hoặc có số lượng ít hơn theo quyết định của Hội Nghị Nhà Chung Cư đồng ý thì người được đề xuất được công nhận là thành viên Ban Quản trị; trường hợp không có đủ số người đồng ý theo quy định tại Điểm này thì phải họp Hội Nghị Nhà Chung Cư bất thường để bầu người thay thế theo quy định tại Điều 14 Quy chế ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD, Văn bản hợp nhất 08/VBHN-BXD.
In case of electing a member of the Building Owners’ Committee who is not specified in Point (a) of this Clause, the Building Owners’ Committee shall propose a replacement and consult with the representative of the owner of the apartment, other area; If there is at least 50% of the representative of the owner of the apartment, other area has received the handover or if reaching the lower quorum as decided in the General Meeting, the proposed person is recognized as a member of the Building Owners’ Committee; In case there are not enough quorum as prescribed at this Point, an Extraordinary General Meeting must be held to elect a replacement according to the provisions of Article 14 of the Regulation issued together with Circular No. 02/2016/TT -BXD, Consolidate document 08/VBHN-BXD.
Điều 12. Miễn trừ trách nhiệm pháp lý
Article 12. Legal Liability Exemption
Các thành viên Ban Quản trị sẽ không chịu trách nhiệm cho bất kỳ thiệt hại phát sinh từ việc quản lý của Công ty Quản lý, hoặc từ các nghị quyết của các Chủ hộ hoặc của Ban Quản Trị trừ khi nó được chứng minh rằng một hoặc các Thành viên đã hành động có chủ ý gây ra thiệt hại hoặc do thất trách.
The Building Owners’ Committee members shall not be liable for any damage arising from the actions of the Managing Agent, or from the decisions of the Owners or of the Building Owners’ Committee unless it is proven that one or more members act with the intention to cause damage or with negligence.
Điều 13. Hiệu lực thi hành
Article 13. Implementation
1. Quy Chế này có hiệu lực thi hành ngay sau khi được Hội Nghị Nhà Chung Cư thông qua;
This Regulation takes effect immediately after it is passed by the General Meeting;
2. Việc sửa đổi, bổ sung, thay thế Quy Chế này do Ban Quản trị đề xuất và trình Hội Nghị Nhà Chung Cư quyết định;
The amendment, supplement and replacement of this Regulation is proposed by the Building Owners’ Committee and submitted to the General Meeting for approval;
3. Các thành viên Ban Quản trị và các cá nhân có liên quan phải thực hiện nghiêm túc Quy chế này; Members of the Building Owners’ Committee and related individuals shall strictly abide by this Regulation;
4. Trong quá trình hoạt động, các thành viên Ban Quản trị, các chủ sở hữu và người sử dụng hợp pháp Chung Cư có quyền phản ánh những vấn đề phát sinh để Ban Quản trị xem xét, tổng hợp đề xuất Hội Nghị Nhà Chung Cư sửa đổi, bổ sung cho phù hợp thực tế.
During the operation, members of the Building Owners’ Committee, owners and legal users of the Apartment have the right to report arising problems for the Building Owners’ Committee to consider and put together the proposal for amendments and supplements in the General Meeting.
5. Những nội dung khác về nguyên tắc, chế độ hoạt động của Ban Quản trị, nếu chưa được đề cập đến trong Quy Chế này, sẽ được thực hiện theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD, Văn bản hợp nhất 08/VBHN-BXD và các quy định pháp luật khác có liên quan. Trong trường hợp có bất kỳ quy định nào của Quy Chế này trái với quy định pháp luật thì áp dụng quy định pháp luật có hiệu lực trong từng thời kỳ./.
Other contents related to the operation of the Building Owners’ Committee, if not mentioned in these Regulations, will be implemented in accordance with the provisions of Circular No. 02/2016/TT-BXD, Consolidate document 08/VBHN-BXD and other relevant legal regulations. In the event that any provisions of these Regulations are contrary to the law, the applicable legal provisions will apply from time to time./.
Quy chế được thông qua tại Hội nghị nhà chung cư lần đầu chung cư One Verandah năm 2022.
