Dưới đây là Quy chế thu chi tài chính của Ban quản trị chung cư One Verandah nhiệm kỳ 2022 - 2025 được trích dẫn từ tài liệu của hội nghị nhà chung cư.
 |
| Hội nghị nhà chung cư lần đầu chung cư One Verandah năm 2022 |
QUY CHẾ THU CHI TÀI CHÍNH CỦA BQT CHUNG CƯ ONE VERANDAH
ONE VERANDAH BOC FINANCE MANAGEMENT REGULATIONS
- Căn cứ Luật Nhà ở số 65/2014/QH13 ngày 25/11/2014;
Pursuant to Housing Law No. 65/2014/QH13 dated November 25th, 2014;
- Căn cứ Luật Nhà ở số 03/VBHN-VPQH ngày 15/07/2020;
Pursuant to Housing Law No. 03/VBHN-VPQH dated July 15th, 2020;
- Căn cứ Nghị định số 99/2015/NĐ-CP ngày 20/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Nhà ở;
Pursuant to the Government's Decree No. 99/2015/ND-CP dated October 20th, 2015, detailing and guiding the implementation of the Housing Law;
- Căn cứ Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 của Bộ Xây dựng ban hành Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư (“Thông tư số 02/2016/TT-BXD”);
Pursuant to the Circular No. 02/2016/TT-BXD dated February 15th, 2016 of the Ministry of
Construction promulgating the Regulation on management and use of apartment building ("Circular No. 02/2016/TT-BXD");
- Căn cứ Thông tư số 06/2019/TT-BXD ngày 31/10/2019 của Bộ Xây dựng sửa đổi, bổ sung một số điều của các Thông tư liên quan đến quản lý, sử dụng nhà chung cư;
Pursuant to Circular No. 06/2019/TT-BXD dated October 31st, 2019 of the Ministry of Construction amending and supplementing a number of articles of Circulars relating to management and use of apartment buildings,
- Căn cứ Văn bản hợp nhất số 08/VBHN-BXD ngày 17/12/2019 của Bộ Xây dựng ban hành Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư.
Pursuant to Consolidate document No. 08/VBHN-BXD dated December 17th, 2019 of the Ministry of Construction promulgating the Regulation on management and use of apartment building.
Hội Nghị Nhà Chung Cư One Verandah (“Hội Nghị Nhà Chung Cư”) thống nhất thông qua Quy Chế Thu Chi Tài Chính Của BQT Chung Cư One Verandah (“Quy Chế Tài Chính”) với các điều khoản như sau:
One Verandah General Meeting (“General Meeting”) agrees to pass through One Verandah BOC Finance Management (“Finance Regulations”) with the following provisions:
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
Article 1. Scope and subject of application
Quy Chế này quy định việc quản lý, sử dụng nguồn tài chính thu được từ kinh phí bảo trì phần sở hữu chung, kinh phí hoạt động của Ban Quản trị và các khoản thu khác của Chung Cư One Verandah (“Chung Cư”) thuộc thẩm quyền của Ban Quản trị.
These Regulations are for the management and use of the financial resources from the sinking fund for the maintenance of common areas, the operating expenses of the Building Owners’ Committee and other revenues of One Verandah Apartment Building ("Apartment") under the authority of the Building Owners’ Committee.
Điều 2. Mục tiêu ban hành Quy Chế
Article 2. Objectives to issue the Regulations
Việc ban hành Quy Chế này nhằm đảm bảo tính công khai, minh bạch, hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật hiện hành trong việc thu, chi tài chính của Ban Quản trị.
These Regulations aim to ensure the publicity, transparency, efficiency, and compliance with the current legal regulations on financial revenues and expenditures of the Building Owners’ Committee.
Điều 3. Nguyên tắc thu, chi tài chính của Ban Quản trị
Article 3. Principles of financial revenues and expenditures of the Building Owners’ Committee
1. Các khoản đóng góp của chủ sở hữu, người sử dụng Chung Cư phải được Ban Quản trị quản lý, sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả, hợp pháp; nhằm phục vụ cho Chung Cư luôn được vận hành bình thường, an toàn, xanh, sạch, đẹp, vì quyền lợi của đa số chủ sở hữu, người sử dụng Chung Cư;
Contributions of owners and users of the Apartment must be managed and used by the Building Owners’ Committee for the right purposes, economically, efficiently and legally; in order to serve the Apartment to always operate normally, safe, green, clean, beautiful, for the benefit of the majority of owners and users of the Apartment;
2. Các khoản thu, chi phải có hoá đơn, chứng từ đầy đủ, hợp lệ và hợp pháp theo quy định của pháp luật.
The revenues and expenditures must have full, valid and legal invoices and vouchers according to the provisions of law.
Điều 4. Các khoản thu do Ban Quản trị quản lý
Article 4. The revenues managed by the Building Owners’ Committee
1. Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của Chung Cư (“Kinh Phí Bảo Trì”), bao gồm:
Sinking fund for the maintenance of the Apartment common areas (“Sinking Fund”), including:
a. Kinh Phí Bảo Trì nhận bàn giao từ Chủ Đầu Tư:
Sinking Fund received from the Developer:
i. Ban Quản trị nhận bàn giao toàn bộ Kinh Phí Bảo Trì (bao gồm cả lãi tiền gửi) do Chủ Đầu Tư đang tạm quản lý.
The Building Owners’ Committee receives the handover of the entire Sinking Fund (including deposit interest), which is temporarily managed by the Developer.
ii. Ban Quản trị lập một tài khoản tiền đồng tại một tổ chức tín dụng đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam để tiếp nhận, quản lý, sử dụng Kinh Phí Bảo Trì (“Tài Khoản Kinh Phí Bảo Trì”).
The Building Owners’ Committee establishes a Vietnam Dong account at a credit institution legally operating in Vietnam to receive, manage, and use the Sinking Fund ("Sinking Fund Account").
iii. Việc bàn giao Kinh Phí Bảo Trì từ Chủ Đầu Tư cho Ban Quản trị được thực hiện theo thỏa thuận giữa Chủ Đầu Tư và Ban Quản trị. Theo đó, Chủ Đầu Tư và Ban Quản trị thống nhất lập hồ sơ quyết toán số liệu Kinh Phí Bảo Trì; căn cứ vào số liệu quyết toán do hai bên thống nhất, Chủ Đầu Tư có trách nhiệm chuyển Kinh Phí Bảo Trì sang cho Ban Quản trị quản lý thông qua hình thức chuyển khoản vào Tài Khoản Kinh Phí Bảo Trì.
The handover of the Sinking Fund from the Developer to the Building Owners’ Committee is conducted according to the agreement between the Developer and the Building Owners’ Committee. Accordingly, the Developer and the Building Owners’ Committee agree to make a final settlement of the amount of the Sinking Fund; Based on the settlement amount agreed by the two parties, the Developer is responsible for transferring the Sinking Fund to the Building Owners’ Committee by bank transfer to the Sinking Fund Account.
iv. Chủ Tài Khoản Kinh Phí Bảo Trì có tối thiểu là 03 (ba) thành viên Ban Quản trị đứng tên đồng chủ tài khoản, số lượng thành viên tối đa do Hội Nghị Nhà Chung Cư quyết định. Các thành viên tham gia đồng chủ tài khoản này phải có ít nhất 01 (một) Đại Diện Chủ Sở Hữu căn hộ, 01 (một) đại Diện Chủ Sở Hữu phần Diện Tích Khác (nếu có), 01 (một) đại diện Chủ Đầu Tư và một số thành viên khác do Hội Nghị Nhà Chung Cư quyết định (nếu có).
Account Holder of the Sinking Fund Account consists with a minimum of 03 (three) members of the Building Owners’ Committee in the name of co-account holder, the maximum number of members is decided by the General Meeting. Members for this account must consist of at least 01 (one) Apartment Owner Representative, 01 (one) Other Area Owner Representative (if any), 01 (one) Developer representative and other members decided by the General Meeting (if any).
v. Ban Quản trị có trách nhiệm thông báo công khai tại Hội Nghị Nhà Chung Cư thông tin về Tài Khoản Kinh Phí Bảo Trì đã lập, không được thay đổi tài khoản này và định kỳ 06 (sáu) tháng thông báo công khai trên bảng tin của nhà Chung Cư về các khoản chi tiêu Kinh Phí Bảo Trì (nếu có).
The Building Owners’ Committee is responsible for officially announcing in the General Meeting the information about the Sinking Fund Account, not changing this account and every 06 (six) months announcing publicly on the bulletin board the expenses of the Sinking Fund Account (if any).
b. Kinh Phí Bảo Trì thu bổ sung từ các chủ sở hữu Chung Cư:
Additional Sinking Fund collected from Apartment owners:
i. Ban Quản trị chỉ được thực hiện thu bổ sung Kinh Phí Bảo Trì từ các chủ sở hữu nhà Chung Cư trong trường hợp Kinh Phí Bảo Trì do Chủ Đầu Tư bàn giao cho Ban Quản trị được sử dụng chỉ còn lại 20% giá trị Kinh Phí Bảo Trì ban đầu. Ban Quản trị có trách nhiệm làm thủ tục quyết toán kinh phí này và báo cáo trước Hội Nghị Nhà Chung Cư;
The Building Owners’ Committee is only allowed to collect additional Sinking Fund from owners of the Apartment if the Sinking Fund Account handed over by the Developer to the Building Owners’ Committee has a balance of 20% of the original amount of the Sinking Fund. The Building Owners’ Committee is responsible for finalizing this fund and reporting in the General Meeting;
ii. Ban Quản trị xem xét ủy quyền cho Đơn vị quản lý vận hành tại Chung Cư (“Công Ty Quản Lý”) chịu trách nhiệm trực tiếp thu bổ sung Kinh Phí Bảo Trì từ các chủ sở hữu nhà Chung Cư. Định kỳ 1-2 lần/tuần, Công Ty Quản Lý phải nộp số tiền Kinh Phí Bảo Trì thu được vào Tài Khoản Kinh Phí Bảo Trì và báo cáo cho Ban Quản trị vào ngày 15 của tháng tiếp theo. Công Ty Quản Lý chỉ được phép để lại tại quỹ tiền mặt không quá VND 20.000.000 (Hai mươi triệu đồng) để chi cho các công việc bảo trì đột xuất.
The Building Owners’ Committee considers and authorizes the apartment operation management unit (the "Managing Agent") to be responsible for directly collecting additional Sinking Fund from the owners of the Apartment. Periodically 1-2 times / week, the Managing Agent must deposit the collected Sinking Fund amount into the Sinking Fund Account and report to the Building Owners’ Committee on the 5th of the following month. The Managing Agent is only allowed to keep a petty cash amount of no more than VND 20,000,000 (Twenty million Vietnam Dong) to spend on unexpected maintenance work.
2. Kinh phí quản lý vận hành Chung Cư (“Kinh Phí Quản Lý Vận Hành”):
Apartment Operation Fund (“Operation Fund”):
a. Công Ty Quản Lý chịu trách nhiệm trực tiếp lập tài khoản dưới tên Công Ty Quản Lý Vận Hành Nhà Chung Cư tại một tổ chức tín dụng đang hoạt động tại Việt Nam để thu các khoản Phí Quản lý và các khoản thu khác, đồng thời để chi trả các chi phí phục vụ cho hoạt động hàng ngày của tòa nhà mà đã được phê duyệt theo quy định. Định kỳ theo quy định, Công Ty Quản Lý phải báo cáo số tiền Kinh Phí Quản Lý Vận Hành thu được vào tài khoản Kinh Phí Quản Lý Vận Hành của Công ty Quản lý và báo cáo cho Ban Quản trị vào ngày 05 của tháng tiếp theo. Công Ty Quản Lý được phép để lại tại quỹ tiền mặt không quá 20.000.000 VND (Hai mươi triệu đồng) để chi cho các khoản chi hành chính, quản lý văn phòng, nhiên liệu, vật tư phụ… phục vụ cho việc quản lý vận hành Chung Cư hoạt động hằng ngày trong chế độ bình thường.
The Management Agent responsible to collect the Operation Management Fund and other revenues toward Building directly. Periodically, the Management Agent must report the accumulated amount of the Operation Management Fund into the account of the Management Agent and report to the BOC on the 5th of the following month. The Management Agent is not allowed to leave more than 20,000,000 VND (Twenty million VND) to pay for administrative expenses, office management, fuel, supplies ... only serving the management to operate the apartment under normal circumstances and for day to day operational management.
b. Kinh Phí Quản Lý Vận Hành do các chủ sở hữu, người sử dụng Chung Cư đóng góp theo định kỳ hàng tháng, trên cơ sở Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành ký giữa Ban Quản trị và Công Ty Quản Lý (“Hợp Đồng Dịch Vụ Quản Lý Vận Hành”) để thực hiện các công tác quản lý vận hành bình thường của Chung Cư.
The Operation Fund is contributed by the owners, users of the Apartment monthly, based on the Apartment Building Management and Operation Services Contract signed between the Building Owners’ Committee and the Managing Agent (“Management and Operation Services Contract”) to carry out the normal operations of the Apartment.
c. Sau khi tổ chức được Hội Nghị Nhà Chung Cư lần đầu, giá dịch vụ quản lý vận hành (“Phí Quản Lý”) do Hội Nghị Nhà Chung Cư quyết định và sẽ được quy định cụ thể tại Hợp Đồng Dịch Vụ Quản Lý Vận Hành.
After organizing the first General Meeting, the fee for the operation management service (“Management Fee”) will be decided by the General Meeting and will be specified in the Management and Operation Services Contract.
d. Phí Quản Lý được xác định bằng đồng Việt Nam và tính trên mỗi m2 diện tích căn hộ theo diện tích thông thủy (theo Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở hoặc theo Hợp đồng mua, bán căn hộ) hoặc phần diện tích khác không phải căn hộ trong nhà chung cư theo quy định của pháp luật. Đơn giá Phí Quản Lý do Hội Nghị Nhà Chung Cư quyết định theo quy định pháp luật hiện hành.
The Management Fee of the apartment is in Vietnam Dong and calculated in each sqm of net floor area of the apartment (pursuant to the House Ownership Certificate or Sales & purchase agreement) or other areas not belonging to apartment unit area as regulated by law. Unit price of management fee is decided by the General Meeting according to current law.
e. Phí Quản Lý được tính theo nguyên tắc thu đủ chi có dự phòng từ 5% đến 10%, và được dự tính và phân bổ cho các chủ sở hữu và người dùng theo tỉ lệ diện tích của phần sở hữu riêng.
Management Fee is computed on the principle of balancing between revenue and expense with buffer of 5% to 10%, and is allocated to apartment owners and users based on their privatelyowned area.
f. Cư dân có trách nhiệm đóng đủ tiền Phí Quản Lý theo quy định (theo nghị quyết Hội Nghị Nhà Chung Cư hoặc thông báo tạm thu của Ban Quản trị hoặc Đơn vị Quản lý Vận hành Nhà chung cư sau khi mức Phí Quản Lý đã được Hội Nghị Nhà Chung Cư thông qua). Các căn hộ chưa có cư dân ở cũng phải đóng Phí Quản Lý như các căn hộ đã có người ở, trừ khi pháp luật có quy định khác.
Residents are responsible for paying fully the Management Fee according to the regulation (according to decree of the General Meeting or notice from the Building Owners’ Committee or the Managing Agent). Residents who haven’t moved in yet still need to pay the Management Fee as moved in residents unless law regulates differently.
g. Trong vòng năm (05) ngày làm việc đầu tiên của mỗi tháng, Đơn vị Quản lý Vận hành Nhà chung cư sẽ thông báo về việc đóng phí quản lý của tháng mới. Hàng tháng, trong vòng mười lăm (15) ngày kể từ ngày có thông báo của Đơn vị Quản lý Vận hành Nhà Chung cư, Chủ sở hữu / Người sử dụng nhà chung cư có trách nhiệm nộp Phí Quản Lý của tháng đó theo thông báo. Sau thời hạn nêu trên, nếu hộ nào không đóng kinh phí quản lý, thì Đơn vị Quản lý Vận hành Nhà chung cư sẽ thông báo cho Ban Quản trị và Ban Quản trị quyết định và yêu cầu Đơn vị Quản lý Vận hành Nhà chung cư thực hiện tạm ngừng cung cấp dịch vụ liên quan đến nước và/hoặc các dịch vụ của căn hộ đó, cho đến khi Chủ sở hữu hoặc Người sử dụng căn hộ chung cư đó thực hiện đầy đủ việc thanh toán.
Within the first five (05) working days, the Managing Agent of the apartment shall send out notice for the Management Fee of the new month. Within fifteen (15) days of the notice date, apartment owners, users are responsible for paying the Management Fee. After the mentioned deadline, if any unit does not pay management fee, the Managing Agent shall inform the Building Owners’ Committee and the Building Owners’ Committee shall decide and instruct the Managing Agent to temporarily stop services of supplying water and/or other services of that apartment until the owner fully pays the Management Fee.
h. Kinh Phí Quản Lý Vận Hành sẽ được Hội Nghị Nhà Chung Cư xem xét điều chỉnh hằng năm hoặc tùy vào tình hình cụ thể.
The Operation Fund will be reviewed and adjusted annually by the General Meeting or depending on the specific situation.
3. Lãi tiền gửi từ Tài Khoản Kinh Phí Bảo Trì và Tài Khoản Kinh Phí Quản Lý Vận Hành sẽ được Ban Quản trị thống nhất với ngân hàng cung cấp dịch vụ tín dụng tự động trích bổ sung vào số tiền gốc tại Tài Khoản Kinh Phí Bảo Trì và Tài Khoản Kinh Phí Quản Lý Vận Hành khi đến hạn thanh toán lãi theo quy định của ngân hàng.
The deposit interest from the Sinking Fund Account and the Operation Fund Account will be agreed by the Building Owners’ Committee with the bank to automatically deduct and deposit into the principal amount of Sinking Fund and Operation Fund Accounts when the interests are due in accordance with the bank's regulations.
4. Các khoản thu khác phát sinh từ công tác quản lý, vận hành và từ khai thác phần sở hữu chung của Chung Cư.
Other revenues arising from the management, operation and use of the common areas of the Apartment.
Điều 5. Các khoản chi của Ban Quản trị
Article 5. Expenditure of the Building Owners’ Committee
1. Chi bảo trì phần sở hữu chung của Chung Cư:
Expenses for maintenance of the common areas of the Apartment:
Ban Quản trị chỉ được sử dụng nguồn Kinh Phí Bảo Trì để thực hiện bảo trì phần sở hữu chung của Chung Cư. Kinh Phí Bảo Trì được dùng để thanh toán các chi phí bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa đột xuất các công trình hạ tầng kỹ thuật hoặc các công việc bảo dưỡng, sửa chữa khác, nhằm phục vụ cho các lợi ích chung của cư dân trong Chung Cư. Các hạng mục được sử dụng Kinh Phí Bảo Trì để thực hiện:
The Building Owners’ Committee may only use the Sinking Fund for the maintenance of the common areas of the Apartment. The Sinking Fund is used to pay the costs of periodic maintenance, sudden repair of technical infrastructure or other maintenance and repair works, to serve the common interests of residents in the Apartment. The Sinking Fund can be used for the following items:
a. Bảo trì các kết cấu, hạng mục và các phần diện tích thuộc sở hữu chung bao gồm: Phần diện tích còn lại của Chung Cư ngoài phần diện tích thuộc sở hữu riêng; Không gian và hệ thống kết cấu chịu lực, trang thiết bị kỹ thuật dùng chung trong Chung Cư bao gồm khung, cột, tường chịu lực, tường bao ngôi nhà, tường phân chia các căn hộ, sàn, mái, sân thượng, hành lang, cầu thang bộ, thang máy, đường thoát hiểm, lồng xả rác, hộp kỹ thuật, hệ thống cấp điện, cấp nước, hệ thống thông tin liên lạc, phát thanh, truyền hình, thoát nước, bể phốt, thu lôi, cứu hỏa và các phần khác không thuộc phần sở hữu riêng của chủ sở hữu Chung Cư;
Maintenance of structures, items and areas under the common areas include: the remaining areas of the Apartment Building in addition to privately-owned areas; Space and loadbearing structure, common technical equipment in the Apartment including frames, columns, load-bearing walls, house perimeter walls, apartment dividing walls, floors, roofs, terraces, corridor, staircase, elevator, escape route, garbage chute, technical room, power supply system, water supply system, communications system, radio, television, drainage, septic tank, lightning rod, fire fighting and other parts that are not privately owned by the owners of the Apartment;
b. Bảo trì hệ thống hạ tầng kỹ thuật bên ngoài kết nối với Chung Cư và các công trình công cộng trong khu vực Chung Cư nhưng không thuộc diện đầu tư xây dựng để kinh doanh theo nội dung dự án đã được duyệt bao gồm: sân chung, vườn hoa, công viên...;
Maintenance of the external technical infrastructure connected to the Apartment and public infrastructure in the Apartment area but not subject to construction for business purposes according to the approved drawing of the project, including: common yard , gardens, parks ...;
c. Xử lý nước thải ứ nghẹt, hút bể phốt định kỳ; cấy vi sinh cho hệ thống nước thải của Chung Cư;
Treating congested wastewater, emptying septic tank periodically; add bacteria for the sewage treatment system of the Apartment;
d. Các hạng mục khác trong Chung Cư thuộc quyền sở hữu chung của Chung Cư.
Other items in the Apartment are under the common areas of the Apartment.
2. Chi quản lý vận hành Chung Cư:
Expenses for the management and operation of the Apartment:
Ban Quản Lý sử dụng Kinh Phí Quản Lý Vận Hành để thực hiện việc quản lý, vận hành Chung Cư nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của Chung Cư diễn ra bình thường. Các hạng mục chi quản lý, vận hành bao gồm:
The Management agent uses Operation Fund to perform the management and operation of the Apartment to ensure that all activities of the Apartment are carried out normally. Expenses for the management and operation include:
a. Chi dịch vụ quản lý vận hành: Định kỳ hàng tháng Ban Quản trị tổ chức đánh giá công tác quản lý vận hành Chung Cư của Công Ty Quản Lý và thực hiện thanh toán phí quản lý vận hành theo nội dung trong Hợp Đồng Dịch Vụ Quản Lý Vận Hành.
Expenses for management and operation services: Monthly, the Building Owners’ Committee conducts assessment of the management and operation of the Apartment of the Managing Agent and pays the management fee according to Management and Operation Services Contract.
b. Chi phí điện, nước phục vụ cho khu vực công cộng và phần sở hữu chung tại Chung Cư: Ban Quản trị trực tiếp ký hợp đồng với nhà cung cấp điện, nước nhằm phục vụ cho khu vực công cộng và phần sở hữu chung tại Chung Cư. Định kỳ hàng tháng, căn cứ theo hoá đơn tiền điện, nước, Ban Quản trị sẽ thanh toán các khoản chi phí này cho nhà cung cấp.
Expenses of electricity, water for common areas in the Apartment: The Building Owners’ Committee directly signs contracts with electricity and water providers for the common areas of the Apartment. On a monthly basis, according to the electricity and water bills, the Building Owners’ Committee will pay these expenses to the providers.
c. Chi thù lao, phụ cấp trách nhiệm cho Ban Quản trị: Thù lao, phụ cấp trách nhiệm của các thành viên Ban Quản trị được chi trả vào ngày 5 đến ngày 10 hàng tháng.
Remuneration and responsibility allowance for the Building Owners’ Committee: The remuneration and responsibility allowance of the members of the Building Owners’ Committee are paid on the 5th to the 10th of each month.
d. Chi kinh phí hoạt động cho Ban Quản trị: bao gồm các chi phí hợp lý để Ban Quản trị hoạt động và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Operating expenses for the Building Owners’ Committee: including reasonable expenses for the Building Owners’ Committee to operate and perform its functions and duties.
3. Chi sửa chữa đơn giản các thiết bị Chung Cư: đèn chiếu sáng hành lang, sân vườn, nhà xe; công tắc, tắc-kê, phụ liệu... nhưng không được vượt quá VND 5.000.000 (Năm triệu đồng)/hạng mục/tháng. Trong trường hợp các khoản chi này vượt quá mức cho phép thì sẽ sử dụng từ nguồn Kinh Phí Bảo Trì và phải có sự đồng ý của Ban Quản trị.
Expenses for simple repairs of Apartment equipment: lights in corridors, gardens, carpark; switches, accessories ... but must not exceed VND 5.000.000 (Five million VND) / item / month. In the event that these expenses exceed the permitted level, they will be used from the Sinking Fund and shall be approved by the Building Owners’ Committee.
4. Các khoản chi khác: phí an ninh quốc phòng và các khoản đóng góp do địa phương quy định, các phí dịch vụ gia tăng khác trong Chung Cư (nếu có).
Other expenses: national security and defense fees and local regulated contributions, other additional service fees in the Apartment (if any).
Điều 6. Duyệt chi của Ban Quản trị
Article 6. Criteria for the Building Owners’ Committee to approve the expenditures
1. Duyệt chi Kinh Phí Bảo Trì phần sở hữu chung của Chung Cư:
Approving the amount using the Sinking Fund for maintenance of common areas of the Apartment:
a. Căn cứ: (i) kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của Chung Cư đã được Hội Nghị Nhà Chung Cư thông qua và (ii) quyết định chi tiêu kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của Chung Cư đã được 75% thành viên Ban Quản trị đồng ý thông qua, Trưởng Ban và các thành viên Ban Quản trị cùng ký văn bản đề nghị rút Kinh Phí Bảo Trì của Chung Cư để bảo trì hạng mục theo kế hoạch và ký các giấy tờ thanh quyết toán kinh phí với đơn vị thực hiện bảo trì hạng mục đó.
Based on: (i) the maintenance plan for the common areas of the Apartment approved by the General Meeting and (ii) the decision to use the Sinking Fund for the maintenance of the common areas of the Apartment needs to have 75% of the Building Owners’ Committee members agrees to approve, the Chairman and all members of the Building Owners’ Committee jointly sign a request to withdraw the Sinking Fund to maintain the planned items and sign the settlement documents with the party performing maintenance of that item.
b. Đối với các hạng mục bảo trì có chi phí từ năm trăm (500) triệu đồng trở lên phải thực hiện lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ/ hàng hóa thông qua hình thức đấu thầu theo quy định của Luật Đấu thầu. Việc lựa chọn đơn vị trúng thầu phải được ít nhất 75% thành viên Ban Quản trị đồng ý. Việc mời thầu, phê duyệt, lựa chọn nhà thầu phải thông báo công khai trên website của Ban Quản trị (nếu có) và niêm yết công khai tại bảng thông báo cho Cư dân biết.
For maintenance expenses over VND 500 (five hundred) million, tender to select service provider is required pursuant to Tender law. The selected contractor must be agreed by at least over 75% of the Building Owners’ Committee members. Tender invitation, approval, contractor selection must announce publicly in website of the Building Owners’ Committee (if any) and notice board so that residents can know.
c. Đối với các hạng mục bảo trì có giá trị nhỏ hơn năm trăm (500) triệu đồng thì Ban Quản trị phải tiến hành lựa chọn trên cơ sở chào hàng cạnh tranh và việc lựa chọn đơn vị trúng thầu phải được ít nhất 75% thành viên Ban Quản trị đồng ý.
For maintenance expenses with value lower than VND 500 (five hundred) million, competitive quotations are required and the selected contractor must be agreed by at least over 75% of the Building Owners’ Committee members.
d. Không phụ thuộc vào quy định khác tại Quy Chế Tài Chính và trừ khi Hội Nghị Nhà Chung Cư có quyết định khác, trường hợp có hư hỏng đột xuất hoặc tổn hại do thiên tai, hỏa hoạn..., làm phát sinh việc sử dụng Kinh Phí Bảo Trì cho các hạng mục nằm ngoài kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của Chung Cư đã được Hội Nghị Nhà Chung Cư thông qua, Ban Quản trị được quyết định duyệt chi khi tất cả các thành viên Ban Quản trị đồng ý mà không phải họp Hội Nghị Nhà Chung Cư để xin ý kiến (căn cứ theo biên bản có chữ ký của tất cả các thành viên Ban Quản trị). Ngay sau đó, trong vòng 24 tiếng, Ban Quản trị có trách nhiệm phải báo cáo cho cư dân. Tuy nhiên, việc lựa chọn đơn vị thi công, đơn vị cung cấp dịch vụ, hàng hóa vẫn phải tuân theo quy định của Luật đấu thầu. Việc quyết định chi trong trường hợp này chỉ được sử dụng tối đa 500 triệu/năm và phải có đầy đủ bằng chứng của sự việc cấp bách đó.
Not depending on other regulations in this Financial regulation and unless the General Meeting decides differently, in the event of unexpected damage or damage caused by natural disaster, fire ..., resulting in the use of the Sinking Fund for items outside of the maintenance plan of the common areas of the Apartment approved by the General Meeting, the Building Owners’ Committee can decide to approve expenditures when all members of the Building Owners’ Committee agree without having to hold the General Meeting (based on the minutes signed by all members of the Building Owners’ Committee). Later, within 24 hours, the Building Owners’ Committee is responsible for reporting to residents. However, selection of contractor, services provider must follow Law of Tender. Payment decision in such case can only use up to 500 million/year and there must be full proof of such urgency.
e. Trong trường hợp phát sinh các công việc bảo trì cấp bách như quy định trên đây, việc phê duyệt phương án xử lý, lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu, vật tư để nhà thầu và công ty quản lý thực hiện khi có tối thiểu 75% số thành viên Ban Quản trị đồng ý nếu bảo trì phần sở hữu chung của cả Tòa nhà chung cư; và phải được lập thành biên bản có chữ ký của Trưởng ban và các thành viên Ban Quản trị tương ứng.
In the event of urgent maintenance as specified above, approving the maintenance plan, selecting material and suppliers for the contractor and Management Agent to perform when there is a minimum of 75% of the members of the Building Owners’ Committee agree if they maintain the common areas of the Apartment Building; and must be recorded in writing signed by the Chairman and respective members of the Building Owners’ Committee.
f. Việc sử dụng Quỹ bảo trì bất thường phải được thông báo ngay lập tức đến cư dân bằng hình thức thông báo rộng rãi trên Website của Ban Quản trị (nếu có) và niêm yết công khai trên bảng thông báo để Cư dân biết đồng thời phải báo cáo Hội Nghị Nhà Chung Cư tại cuộc họp gần nhất về hạng mục bảo trì đột xuất này.
Extraordinary usage of the Sinking Fund shall be immediately informed to residents by posting on website of the Building Owners’ Committee (if any) and public notice boards and reported in the most recent General Meeting.
g. Trong trường hợp kinh phí sửa chữa cho hư hỏng đột xuất của năm trên 500 triệu đồng, Ban Quản trị sẽ tìm phương án tạm thời để xử lý trước với kinh phí thấp hơn. Sau đó báo cáo lại trong hội nghị cư dân gần nhất để biểu quyết phương án.
In case of extraordinary maintenance works or damage cost is above VND 500 million, the Building Owners’ Committee shall find a temporary solution first with lower cost. After that, in nearest General Meeting, the Building Owners’ Committee will report and seek approval.
h. Ban Quản trị nhà chung cư phải thông báo công khai tại hội nghị nhà chung cư thông tin về tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì đã lập, không được thay đổi tài khoản này và định kỳ 06 tháng thông báo công khai trên bảng tin của nhà chung cư về các khoản chi tiêu tiền gửi kinh phí bảo trì (nếu có). Việc sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư phải theo đúng quy định của Luật Nhà ở, Quy chế này và phải có sổ sách, hóa đơn, chứng từ theo quy định để theo dõi, quản lý.
The Building Owners’ Committee must publicly announce at the apartment building meeting information about the established maintenance fund deposit account, not to change this account and make a public announcement every 6 months on the bulletin board of the apartment building on maintenance expenses (if any). The use of maintenance fund for common areas of the apartment building must comply with the provisions of the Law on Housing and this Regulation and must have books, invoices and documents as prescribed for monitoring and management.
2. Duyệt chi Kinh Phí Quản Lý Vận Hành:
Approving the expenses of the Operation Fund:
a. Trưởng Ban Quản trị ký duyệt chi các kinh phí hoạt động của Ban Quản trị. Trưởng Ban và Phó Ban Quản trị cùng ký duyệt chi các hạng mục khác ngoài kinh phí hoạt động của Ban Quản trị và ký các giấy tờ thanh quyết toán kinh phí với Công Ty Quản Lý.
The Chairman of the Building Owners’ Committee signs and approves the expenditures for the activities of the the Building Owners’ Committee. The Chairman and Vice Chairman of the Building Owners’ Committee jointly sign for approval of expenses other than the operating budget of the Building Owners’ Committee and sign the payment settlement documents with the Managing Agent.
b. Căn cứ kế hoạch quản lý, vận hành của nhà chung cư đã được Hội Nghị Nhà Chung Cư thông qua, Đơn vị Quản lý Vận hành Nhà chung cư đưa ra đề xuất và Ban Quản trị thực hiện biểu quyết thông qua. Trưởng Ban Quản trị ký duyệt ngân sách hoạt động (“Ngân Sách Hoạt Động”) cho nhà chung cư sau khi được 75% các thành viên Ban Quản trị nhất trí biểu quyết. Bản kế hoạch được xây dựng dựa trên bản đề xuất của Đơn vị Quản lý Vận hành Nhà chung cư.
Based on operation and management plan of the apartment which is approved in the General Meeting, the Managing Agent will propose, and the Building Owners’ Committee members will vote for approval. Chairman of the Building Owners’ Committee signs to approve the operation budget (“Operation Budget”) of the Apartment after 75% of the Building Owners’ Committee members approve the proposal from the Managing Agent.
c. Đối với các hạng mục quản lý có giá trị lớn từ năm trăm (500) triệu đồng/năm trở lên phải thực hiện lựa chọn đơn vị cung cấp hàng hóa/ dịch vụ thông qua phương án đấu thầu theo quy định của Luật đấu thầu. Nhà thầu được chọn phải được từ 75% thành viên Ban Quản trị trở lên đồng ý. Việc mời thầu, phê duyệt, lựa chọn nhà thầu phải thông báo công khai trên Website của Ban Quản trị (nếu có) và tại bảng thông báo cho cư dân được biết.
For management expenses over five hundred VND (500) million / year, tender to select service provider is required pursuant to Tender law. The selected contractor must be agreed by at least over 75% of the Building Owners’ Committee members. Tender invitation, approval, contractor selection must announce publicly in website of Building Owners’ Committee (if any) and notice board so that residents can know.
d. Phụ thuộc vào các quy định tại Quy Chế Tài Chính này, việc thanh toán chỉ được thực hiện sau khi có đầy đủ các hồ sơ theo quy định của pháp luật bao gồm: Báo giá, hợp đồng, hóa đơn tài chính, biên bản nghiệm thu, đề nghị thanh toán và các tài liệu khác liên quan đến nội dung công việc. Việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện bằng chuyển khoản từ tài khoản Phí quản lý đến trực tiếp tài khoản nhà cung cấp/ nhà thầu trừ một số hạng mục có giá trị nhỏ (dưới năm (05) triệu đồng/lần) và khẩn cấp có thể thực hiện thanh toán bằng tiền mặt.
Depending on regulations of these financial regulations, payment is implemented only when having all supporting documents pursuant to the law including (but not limited to): contract, financial invoice, minutes of work completion, payment request and other documents. Payment is required by bank transfer from account of the Operation Fund directly to account of supplier/ contractor except for some items with small value (lower than five (05) million VND/ time) and urgent cases requesting payment by cash.
e. Hoạt động quản lý và các dịch vụ liên quan phải được ký Hợp đồng và nghiệm thu, thanh quyết toán theo đúng các quy định về quản lý chất lượng dịch vụ, cấp phép, các quy định về quản lý tài chính và các quy định chung khác của pháp luật.
Management activities and related services must have contracts, work confirmation, payment according to regulations on quality control and financial management of the law.
f. Các khoản chi tạm ứng, tạm thanh toán phải có đầy đủ hồ sơ và thời hạn hoàn ứng cụ thể: Hoàn ứng ngay sau khi thực hiện công việc được giao không quá bảy (07) ngày. Không được tạm ứng quá một (01) tháng mà không có lý do chính đáng, trừ khi Ban Quản trị có quyết định khác với trường hợp cụ thể.
Advance payment, temporary payment must have full supporting documents and exact refund deadline: Immediate refund after less than seven (07) days of finishing assigned work. Advance payment without proper reason over one (01) month is not permitted, except the Building Owners’ Committee decides differently.
g. Đối với các quyết định chi tiêu nằm trong Ngân Sách Hoạt Động đã được duyệt của Ban Quản trị, đơn vị quản lý vận hành có thể căn cứ trên kế hoạch chi tiêu đã được duyệt của năm để chủ động trong việc thanh toán và thu chi hằng ngày của tòa nhà.
For expenditure within the Operation Budget approved by the Building Owners’ Committee, the Managing Agent shall use the Operation Fund accordingly.
h. Các khoản chi phí ngoài ngân sách được quản lý theo nguyên tắc sau:
The over-budget expenses will be managed as follows:
i. Bằng hoặc dưới VND 20.000.000 (Hai mươi triệu đồng): Do Công ty Quản Lý phê duyệt, tuy nhiên tổng vượt ngân sách không được vượt quá VND 20.000.000 (Hai mươi triệu đồng) hàng tháng.
Equal or less than VND 20,000,000 (Twenty million Vietnam Dong): will be approved by the Managing Agent but the total is not over VND 20,000,000 (Twenty million Vietnam Dong) per month.
ii. Trên VND 20.000.000 (Hai mươi triệu đồng): Do Trưởng Ban Quản trị phê duyệt.
More than VND20,000,000 (Twenty million Vietnam Dong): will be approved by the Chairman of the Building Owners’ Committee.
iii. Hồ sơ cần trình duyệt cho trường hợp cần có sự phê duyệt của Ban Quản trị như sau:
The documents submitted for the approval of the Building Owners’ Committee including:
1. Phiếu đề nghị mua hàng nêu rõ mục đích và lý do mua hàng;
Purchasing request with clearly state out the purpose and reason of purchasing;
2. So sánh báo giá của 03 nhà cung cấp đính kèm báo giá hợp lệ;
Comparison from 03 different suppliers with attached legally quotation;
3. Phiếu chấp nhận mua hàng có chữ ký của Trưởng Ban QuảnTrị.
Approved purchasing form with signature from the Chairman of the Building Owners’ Committee.
Điều 7. Tài khoản do Ban Quản trị quản lý
Article 7. Accounts under the management of the Building Owners’ Committee
1. Ban Quản trị lập 01 (một) tài khoản thanh toán riêng biệt tại các tổ chức tín dụng đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam để quản lý, sử dụng khoản Kinh Phí Bảo Trì.
The Building Owners’ Committee opens 01 (one) payment account at credit institutions legally operating in Vietnam to manage and use of the Sinking Fund.
2. Ban Quản trị quyết định kỳ hạn tiền gửi, lãi suất, thời điểm rút lãi, việc sử dụng lãi tiền gửi đúng mục đích và tổ chức tín dụng đang hoạt động tại Việt Nam để mở tài khoản Kinh Phí Bảo Trì.
The Building Owners’ Committee decides the term of deposit, interest rate, time of interest withdrawal, the use of deposit interest for the right purpose and a credit institution operating in Vietnam to open accounts for the Sinking Fund.
Điều 8. Thù lao và phụ cấp trách nhiệm cho thành viên Ban Quản trị
Article 8. Remuneration and responsibility allowances for members of the Building Owners’ Committee
1. Thù lao của thành viên Ban Quản trị:
Remuneration for the members of the Building Owners’ Committee:
a. Thù lao của thành viên Ban Quản trị được xác định trên cơ sở mức lương tối thiểu vùng theo quy định của Nhà nước, quy mô cư dân, tổng diện tích các căn hộ và diện tích khu vực sở hữu chung của Chung Cư, số lượng thành viên Ban Quản trị đương nhiệm, mức thu Kinh Phí Quản Lý Vận Hành hàng tháng và phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành.
The remuneration of members of the Building Owners’ Committee is determined on the basis of the minimum regional salary prescribed by the government, the size of the population, the total area of the apartments and the common areas of the Apartment Building, number of current members of the Building Owners’ Committee, monthly collection of Operation Fund and in accordance with current legal regulations.
b. Các thành viên Ban Quản trị sẽ thống nhất mức thù lao cho từng vị trí trên cơ sở tổng mức thù lao Ban Quản trị được Hội nghị Nhà Chung Cư thông qua.
Members of the Building Owners’ Committee will agree on the remuneration for each position on the basis of the total remuneration of the Building Owners’ Committee approved by the General Meeting.
c. Dự trù mức thù lao của thành viên Ban Quản trị như sau:
Remuneration allowance for the members of the Building Owners’ Committee is expected as follow:
Phương án A: trong trường hợp hội nghị thông qua phương án tổng phụ cấp cho BQT là 24.860.000 VND/tháng.
Option A: in case the option of VND 24,860,000/month is passed.
i. Trưởng Ban Quản trị: VND 5.500.000 /tháng
Chairman of the Building Owners’ Committee: VND 5,500,000/month
ii. Phó Ban Quản trị: VND 5.000.000 /tháng
Vice Chairman of the Building Owners’ Committee: VND 5,000,000/month
iii. Thành Viên Ban Quản trị: VND 4.680.000 /tháng
Member of the Building Owners’ Committee: VND 4,680,000/month
Phương án B: trong trường hợp hội nghị thông qua phương án tổng phụ cấp cho BQT là 27.000.000 VND/tháng.
Option B: in case the option of VND 27,000,000/month is passed.
i. Trưởng Ban Quản trị: VND 6.000.000 /tháng
Chairman of the Building Owners’ Committee: VND 6,000,000/month
ii. Phó Ban Quản trị: VND 5.500.000 /tháng
Vice Chairman of the Building Owners’ Committee: VND 5,500,000/month
iii. Thành Viên Ban Quản trị: VND 5.000.000 /tháng
Member of the Building Owners’ Committee: VND 5,000,000/month
Phương án C: trong trường hợp hội nghị thông qua phương án tổng phụ cấp cho BQT là 29.500.000 VND/tháng.
Option C: in case the option of VND 29,500,000/month is passed.
i. Trưởng Ban Quản trị: VND 6.500.000 /tháng
Chairman of the Building Owners’ Committee: VND 6,500,000/month
ii. Phó Ban Quản trị: VND 6.000.000 /tháng
Vice Chairman of the Building Owners’ Committee: VND 6,000,000/month
iii. Thành Viên Ban Quản trị: VND 5.500.000 /tháng
Member of the Building Owners’ Committee: VND 5,500,000/month
2. Phụ cấp trách nhiệm của thành viên Ban Quản trị:
Responsibility allowance for members of the Building Owners’ Committee:
a. Thành viên Ban Quản trị được hưởng phụ cấp trách nhiệm thường xuyên và phụ cấp trách nhiệm theo chuyên đề. Phụ cấp trách nhiệm thường xuyên dành cho các vị trí Trưởng Ban và Phó Ban điều hành công việc hàng ngày của Ban Quản trị. Phụ cấp trách nhiệm theo chuyên đề dành cho các thành viên Ban Quản trị được phân công giải quyết nhiệm vụ cụ thể có phát sinh chi phí ăn uống, đi lại, lưu trú và các chi phí khác theo tính chất nhiệm vụ đó.
Members of the Building Owners’ Committee are entitled to regular responsibility allowance and specific responsibility allowance. The regular responsibility allowance for the positions of Chairman and Vice Chairman to manage the daily works of the Building Owners’ Committee. Specific responsibility allowances are for members of the Building Owners’ Committee who are assigned to handle specific tasks that incur expenses such as for meals, travel, accommodation, and other expenses according to the nature of that duty.
b. Ban Quản trị xây dựng phương án phụ cấp trách nhiệm cho thành viên Ban Quản trị để Hội Nghị Nhà Chung Cư thông qua.
The Building Owners’ Committee develops a responsibility allowance plan for the members of the Building Owners’ Committee for approval by the General Meeting.
Điều 9. Phụ trách vấn đề kế toán - tài chính của Ban Quản trị
Article 9. Oversee of the accounting and financial matters of the Building Owners’ Committee
1. Ban Quản trị giao cho Công Ty Quản Lý chịu trách nhiệm ghi chép, quản lý sổ sách, hoá đơn chứng từ thu, chi tài chính của Ban Quản trị.
The Building Owners’ Committee assigns the Managing Agent to be responsible for recording and managing the books, invoices, and receipts of financial revenues and expenditures of the Building Owners’ Committee.
2. Công Ty Quản Lý thực hiện việc ghi chép, quản lý sổ sách, hoá đơn chứng từ thu, chi tài chính của Ban Quản trị dưới sự giám sát và chỉ đạo của thành viên Ban Quản trị phụ trách lĩnh vực kế toán – tài chính.
The Managing Agent performs the recording and management of books, invoices, and receipts of financial revenues and expenditures of the Building Owners’ Committee under the supervision and direction of the members of the Building Owners’ Committee who oversee accounting - finance.
3. Định kỳ hàng tháng hoặc trong bất kỳ thời điểm nào có yêu cầu của Trưởng Ban hoặc các thành viên Ban Quản trị, Công Ty Quản Lý báo cáo tình hình thu – chi Kinh Phí Bảo Trì và Kinh Phí Quản Lý Vận Hành.
Monthly or at any time at the request of the Chairman or members of the Building Owners’ Committee, the Managing Agent reports on the collections - expenses of the Sinking Fund and Operation Fund.
4. Ban Quản trị giao cho Công Ty Quản Lý chịu trách nhiệm hoàn thành tất cả các báo cáo hàng tháng, năm và nộp cho cơ quan chức năng theo đúng quy định của pháp luật (nếu có).
The Building Owners’ Committee assigns the Managing Agent to be responsible for completing all the monthly and annual reports and submitting them to the authorities in accordance with the law (if any).
5. Ban Quản trị giao cho Công Ty Quản Lý chịu trách nhiệm làm việc trực tiếp với cơ quan thuế về các vấn đề liên quan đến kế toán – tài chính của Chung Cư (nếu có).
The Building Owners’ Committee assigns the Managing Agent to be responsible for working directly with the tax authorities on accounting - financial matters of the Apartment (if any).
6. Ban Quản trị giao cho Công Ty Quản Lý chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính, báo cáo tình hình thu – chi Kinh Phí Bảo Trì, Kinh Phí Quản Lý Vận Hành và báo cáo trước cư dân tại Hội Nghị Nhà Chung Cư.
The Building Owners’ Committee assigns the Managing Agent to be responsible for making financial statements, reporting about the collection, and spending of the Sinking Fund and Operation Fund and reporting to residents in the General Meeting.
7. Báo cáo Kinh Phí Bảo Trì và Kinh Phí Quản Lý Vận Hành phải được kiểm toán hàng năm bởi các công ty kiểm toán do Hội Nghị Nhà Chung Cư lựa chọn. Theo kết quả này, nếu tổng thu của Kinh Phí Quản Lý Vận Hành không đủ bù cho những khoản chi trong năm, các cư dân có nghĩa vụ đóng góp bù, trong trường hợp Kinh Phí Quản Lý Vận Hành dư thì phần này sẽ được chuyển cho năm sau.
Report of the Sinking Fund and Operation Fund must be annually audited by auditing company selected by the General Meeting. According to the audit result, if the Operation Fund of the year is insufficient to pay for all expenses in the year, residents have duty to contribute additionally. If there is a surplus, it will be transferred to next year.
Điều 10. Quy trình và thủ tục rút tiền, chuyển khoản của Ban Quản trị
Article 10. Cash withdrawal and transfer procedures of the Building Owners’ Committee
1. Kinh Phí Quản Lý Vận Hành chỉ được chấp thuận việc rút hoặc chuyển tiền qua tài khoản theo quy định cụ thể tại Hợp Đồng Dịch Vụ Quản Lý Vận Hành.
Operation Fund is only allowed to withdraw or transfer money via account as specified in the Management and Operation Services Contract.
2. Kinh Phí Bảo Trì chỉ được chấp thuận việc rút hoặc chuyển tiền qua tài khoản của đơn vị thực hiện bảo trì Chung Cư khi có đủ các giấy tờ bao gồm:
Sinking Fund is only allowed to withdraw or transfer money to the account of the party that performs the maintenance of the apartment when all the documents are available, including:
a. Giấy rút tiền mặt hoặc uỷ nhiệm chi (chuyển khoản);
Cash withdrawal or payment order (bank transfer);
b. Biên bản cuộc họp Ban Quản trị về nội dung sử dụng Kinh Phí Bảo Trì trong trường hợp quy định tại điểm (b) Khoản 1 Điều 6 Quy Chế này;
Meeting Minutes of the Building Owners’ Committee regarding the use of the Sinking Fund in the case specified at Point (b), Clause 1, Article 6 of this Regulation;
c. Kế hoạch bảo trì đã được Hội Nghị Nhà Chung Cư thông qua, trừ trường hợp bảo trì đột xuất;
Maintenance plan approved by the General Meeting, except for ad-hoc maintenance;
d. Hợp đồng bảo trì với cá nhân, đơn vị có năng lực bảo trì theo quy định của pháp luật (đối với các khoản bảo trì có giá trị trên VND 20.000.000 (Hai mươi triệu đồng);
Maintenance contract with individuals, party with capacity to maintain in accordance with the law (for maintenance with value over VND 20,000,000 (Twenty million VND);
e. Hồ sơ nghiệm thu hoàn thành công việc bảo trì; hồ sơ thanh, quyết toán Kinh Phí Bảo Trì có xác nhận của đại diện Ban Quản trị và hoá đơn, chứng từ theo quy định (trong trường hợp công việc bảo trì đã hoàn thành và kết thúc hợp đồng bảo trì).
Acceptance record for completion of maintenance work; Payment documents, settlement of the Sinking Funding, certified by members of the Building Owners’ Committee and invoices and documents as prescribed (in case the maintenance work is completed and the maintenance contract is completed).
3. Mức tiền mặt tối đa mà Ban Quản trị có thể rút để sử dụng cho việc bảo trì phần sở hữu chung của Chung Cư là VND 20.000.000 (Hai mươi triệu đồng). Tất cả các khoản chi bảo trì phát sinh từ VND 20.000.000 (Hai mươi triệu đồng) trở lên sẽ được thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.
The maximum amount of cash that the Building Owners’ Committee can withdraw to use for the maintenance of the common areas the Apartment is VND 20,000,000 (Twenty million VND). All maintenance expenses above VND 20,000,000 (Twenty million) will be paid by bank transfer.
4. Ban Quản trị có thể xem xét ủy quyền bằng văn bản cho Công Ty Quản Lý thay mặt Ban Quản trị thanh toán các khoản chi khi có phát sinh công việc bảo trì đột xuất, giá trị không được vượt quá VND 5.000.000 /lần (Năm triệu đồng mỗi lần) và hạn mức tối đa VND 10.000.000 /tháng (Mười triệu đồng mỗi tháng).
The Building Owners’ Committeemay consider authorizing the Managing Agent in writing to make payment on behalf of the Building Owners’ Committee in case of unexpected maintenance work, the value must not exceed VND 5,000,000. / time (Five million VND each time) and the maximum limit of VND 10,000,000 / month (Ten million VND per month).
5. Trong trường hợp phát sinh công việc bảo trì đột xuất mà Quỹ Tiền Mặt của Kinh Phí Bảo Trì không còn thì Ban Quản trị có thể tạm thời sử dụng Kinh Phí Quản Lý Vận Hành và cuối mỗi tháng Ban Quản trị sẽ quyết toán hoàn lại khoản tiền này vào Tài Khoản Kinh Phí Quản Lý Vận Hành. Tổng phát sinh trong tháng không được vượt quá VND 10.000.000 (Mười triệu đồng).
In case of unexpected maintenance and the petty cash of the Sinking Fund is not enough, the Building Owners’ Committee may temporarily use the Operation Fund and at the end of each month, the Building Owners’ Committee will make a final settlement and refund this amount to the Operation Fund Account. The total amount incurred in the month must not exceed VND 10,000,000 (Ten million VND).
Điều 11. Quỹ Tiền Mặt của Kinh Phí Bảo Trì
Article 11. Petty Cash of the Sinking Fund
1. Thiết lập Quỹ Tiền Mặt: Ban Quản trị ủy quyền cho Công Ty Quản Lý chịu trách nhiệm đối với việc giữ Quỹ Tiền Mặt. Công Ty Quản Lý sẽ chỉ định nhân viên được phân công giữ Quỹ Tiền Mặt kèm theo giấy chứng minh nhân dân/căn cước công dân và chữ ký mẫu của nhân viên này, đồng thời phải gửi văn bản thông báo cho Ban Quản trị có chữ ký của đại diện pháp lý và đóng dấu của Công Ty Quản Lý.
Establishment of Petty Cash: the Building Owners’ Committee authorizes the Managing Agent to be responsible for the keeping of the Petty Cash. The Managing Agent will appoint the staff to be assigned to hold the Petty Cash together with the identity card or citizenship identity and sample signature of this staff, and must send a written notice to the Building Owners’ Committee with signature of legal representative and seal of the Managing Agent.
2. Trách nhiệm của Ban Quản trị, Công Ty Quản Lý đối với Quỹ Tiền Mặt:
Responsibilities of the Building Owners’ Committee, the Managing Agent to the Petty Cash:
a. Ban Quản trị có trách nhiệm kiểm tra Quỹ Tiền Mặt đột xuất và định kỳ hàng tháng.
The Building Owners’ Committee is responsible for checking the Petty Cash on an irregular and monthly basis.
b. Công Ty Quản Lý chịu trách nhiệm chung đối với việc giữ gìn Quỹ Tiền Mặt đã được ủy quyền quản lý.
The Managing Agent is generally responsible for the maintenance of the Petty Cash that has been authorized to manage.
c. Thủ quỹ chịu trách nhiệm bảo đảm rằng tổng tiền tồn quỹ và tiền quỹ được thể hiện bằng các chứng từ thanh toán luôn luôn bằng tổng Quỹ Tiền Mặt. Cá nhân thủ quỹ trực tiếp chịu trách nhiệm về khoản tiền được giao cho mình giữ và quỹ này phải được tách riêng khỏi các quỹ khác.
The cashier is responsible for ensuring that the total balance of the funds and the funds represented by the payment documents are always equal to the total Petty Cash. The cashier is personally directly responsible for the money assigned to him or her to hold, which must be separated from other funds.
Điều 12. Xử lý vi phạm
Article 12. Handling of Violation
Thành viên Ban Quản trị, Công Ty Quản Lý nếu có hành vi vi phạm các quy định của Quy Chế này, bao gồm nhưng không giới hạn có các hành vi chi tiêu sai mục đích, chiếm dụng kinh phí do Ban Quản trị quản lý hoặc có sai phạm trong ghi chép, quản lý sổ sách hoá đơn, chứng từ thu, chi tài chính thì tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý theo quy định của pháp luật và phải bồi thường thiệt hại do hành vi vi phạm của mình gây ra. Người sai phạm phải nghiêm chỉnh chấp hành quyết định xử lý vi phạm của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Members of the Building Owners’ Committee, Managing Agent, if there are violations of the provisions of this Regulation, including but not limited to spending for wrong purposes, keeping the funds managed by the Building Owners’ Committee or there is a mistake in recording, managing invoice books, and receipts of financial revenues and expenditures, depending on the seriousness of the violation, it will be considered and handled according to the provisions of law and must compensate for the damage caused by violation. The offender shall strictly abide by the decision of the competent agency or organization to handle the violation.
Điều 13. Điều khoản thi hành
Article 13. Implementation
1. Quy Chế này có hiệu lực thi hành kể từ thời điểm được Hội Nghị Nhà Chung Cư thông qua.
This Regulation takes effect immediately after it is passed by the General Meeting.
2. Việc sửa đổi, bổ sung, thay thế Quy Chế này do Ban Quản trị đề xuất và trình Hội Nghị Nhà Chung Cư quyết định;
The amendment, supplement and replacement of this Regulation is proposed by the Building Owners’ Committee and submitted to the General Meeting for approval;
3. Các thành viên Ban Quản trị và các cá nhân có liên quan phải thực hiện nghiêm túc Quy chế này. Members of the Building Owners’ Committee and related individuals shall strictly abide by this Regulation;
4. Trong quá trình hoạt động, các thành viên Ban Quản trị, các chủ sở hữu và người sử dụng hợp pháp Chung Cư có quyền phản ánh những vấn đề phát sinh để Ban Quản trị xem xét, tổng hợp đề xuất Hội Nghị Nhà Chung Cư sửa đổi, bổ sung cho phù hợp thực tế.
During the operation, members of the Building Owners’ Committee, owners and legal users of the Apartment have the right to report arising problems for the Building Owners’ Committee to consider and put together the proposal for amendments and supplements in the General Meeting.
5. Những nội dung khác về việc thu chi tài chính của Ban Quản trị, nếu chưa được đề cập đến trong Quy Chế này, sẽ được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 02/2016/TT-BXD, Văn bản hợp nhất 08/VBHN-BXD và các quy định pháp luật khác có liên quan. Trong trường hợp có bất kỳ quy định nào của Quy Chế này trái với quy định pháp luật thì áp dụng quy định pháp luật có hiệu lực trong từng thời kỳ./.
Other contents related to financial revenues and expenditures of the Building Owners’ Committee, if not mentioned in these Regulations, will be implemented in accordance with the provisions of Circular No. 02/2016/TT-BXD, Consolidate document 08/VBHN-BXD and other relevant legal regulations. In the event that any provisions of these Regulations are contrary to the law, the applicable legal provisions will apply from time to time./.
Quy chế này được thông qua tại Hội nghị nhà chung cư lần đầu chung cư One Verandah năm 2022.
